Resume Pengantar Manajemen

                                    BAB I : KONSEP DASAR MANAJEMEN

A.     PENGERTIAN MANAJEMEN

Istilah manajemen (management) diartikan oleh berbagai pihak dengan porspektif yang berbeda, yaitu pengelolaan, pembinaan, pengurusan, ketatalaksanaan, kepemimpinan, pemimpin, ketatapengurusan, administrasi, dan sebagainya.

Pengertian manajemen menurut beberapa ahli, sebagai berikut:

1.      John D. Millet

Mengemukakan manajemen dengan istilah “the proses of directing and facilitating the work of people organized in formal groups to achieve a desired goal”.

Manajemen adalah suatu proses pengarahan dan pemberian fasilitas kerja kepada orang yang diorganisasikan dalam kelompok formal untuk mencapai tujuan.

Millet lebih menekankan bahwa manajemen sebagai suatu proses, yaitu suatu rangkaian aktivitas yang satu sama lain saling berurutan, yakni:

1)     Proses pengarahan (process of directing)

Yaitu suatu rangkaian kegiatan untuk memberikan petunjuk atau instruksi dari seorang atasan kepada bawahan atau orang yang diorganisasikan dalam kelompok formal dan untuk pencapaian tujuan.

2)     Proses pemberian fasilitas kerja (process of facilitating the work)

Yaitu rangkaian kegiatan untuk memberikan sarana dan prasarana serta jasa yang memudahkan pelaksanaan pekerjaan dari seorang atasan kepada bawahan atau kepada orang yang terorganisasi dalamkelompok formal untuk pencapaian suatu tujuan.

2.      James A. F. Stoner dan Charles Wankel

Mengemukakan manajemen dengan istilah “process of planning, organizing, leading, and controlling the efforts of organization members and of using all other organizational resources to achieve state organizational goals”.

Manajemen adalah proses perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan, dan pengendalian upaya anggota organisasi dan penggunaan seluruh sumber daya organisasi lainnya demi tercapainya tujuan organisasi.

 Stoner dan Wankel menekankan bahwa proses adalah cara sistematis untuk menjalankan suatu pekerjaan, yg meliputi:

1)     Perencanaan, yaitu menetapkan tujuan dan tindakan yang akan dilakukan;

2)     Pengorganisasian, mengkoordinasikan sumber daya manusia serta sumber daya lainnya yg dibutuhkan;

3)     Kepemimpinan, yaitu mengupayakan agar bawahan bekerja sebaik mungkin;

4)     Pengendalian, yaitu memastikan apakah tujuan tercapai atau tidak dan jika tidak tercapai dilakukan tindakan perbaikan.

3.      Paul Harsey dan Kenneth H. Blanchard

Mengemukakan manajemen dengan istilah “as working with and through individuals and groups to accomplish arganizational goals”.

Manajemen adalah suatu usaha yg dilakukan dengan dan bersama individu atau kelompok untuk mencapai tujuan organisasi.

Harsey dan Kenneth memberikan batasan manajemen, sebagai berikut:

Manajemen adalah seni dan ilmu dalam perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, pemotivasian, dan pengendalian terhadap orang dan mekanisme kerja untuk mencapai tujuan.

Dari defenisi diatas, menandung unsur-unsur sebagai berikut:

1)     Elemen dasar manajemen sifat

Ø  Manajemen sebagai suatu seni

Yaitu sebagai suatu keahlian, kemahiran, kemampuan, dan keterampilan dalam aplikasi ilmu pengetahuan untuk mencapai tujuan.

Ø  Manajemen sebagai suatu ilmu

Yaitu akumulasi pengetahuan yang telah disistematisasikan dan diorganisasikan untuk mencapai kebenaran umum (general purposes).

2)     Elemen dasar manajemen fungsi

Ø  Perencanaan

 Yaitu suatu proses dan rangkaian kegiatan untuk menetapkan tujuan terlabih dahulu pada suatu jangka waktu / periode tertentu serta tahapan / langkah-langkah yang harus ditemuh untuk mencapai tujuan tersebut.

Ø  Pengorganisasian

 Yaitu suatu proses dan rangkaian kegiatan dalam pembagian kerja yg direncanakan untuk diselesaikan oleh anggota kelompok pekerjaan, penentuan hubungan pekerjaan yang baik diantara mereka, serta pemberian lingkungan dan fasilitas pekerjaan yang kondusif.

Ø  Pengarahan

 Yaitu suatu rangkaian kegiatan untuk memberikan petunjuk atau instruksi dari seorang atasan kepada bawahan atau kepada orang yang diorganisasikan dalam kelompok formal dan untuk pencapaian tujuan bersama.

Ø  Pemotivasian

 Yaitu suatu proses dan rangkaian kegiatan yang dilakukan oleh seorang atasan dalam memeberikan inspirasi, semangat, dan kegairahan kerja serta dorongan kepada bawahan untuk dapat melakukan suatu kegiatan yang semestinya.

Ø  Pengendalian / Pengawasan

 Yaitu suatu proses dan rangkaian kegiatan untuk mengusahakan agar suatu pekerjaan dapat dilaksanakan sesuai rencana yang telah ditetapkan dan tahapan yang harus dilalui.

3)     Elemen dasar manajemen sasaran

ü  Orang (manusia)

 Yaitu mereka yang telah memenuhi syarat tertentu dan telah menjadi unsur integral dari organisasi atau badan tempat ia bekerja sama untuk mencapai tujuan.

ü  Mekanisme kerja

 Yaitu tata cara dan tahapan yang harus dilalui orang yang mengadakan kegiatan bersama untuk mencapai tujuan.

4)     Elemen dasar manajemen tujuan

Yaitu hasil akhir yang ingin dicapai atas suatu pelaksanaan kegiatan.

Table 1.1 Perbandingan Batasan Manajemen

No.	Pengembangan	Orientasi	Sasaran	Sesuatu yang Akan Diwujudkan
1.	John D. Millet	Proses pengarahan dan pemberian fasilitas kerja	Orang dan kelompok formal	Tujuan
2.	John A.F. Stoner dan Charles Wankel	Proses perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan, dan pengendalian.	Anggota organisasi dan penggunaan sumber daya organisasi	Tujuan organisasi
3.	Paul Hersey dan Kenneth H. Blanchard	Usaha bersama	Individu dan kelompok	Tujuan organisasi
4.	MBS	Seni dan ilmu untuk perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, pemotivasian, dan pengendalian.	Orang dan mekanisme kerja	Tujuan

B.       FILSAFAT MANAJEMEN

Secara etimologi filsafat berasal dari bahasa Yunaniyg terdiri atas philein dan Sophia. Philein artinya cinta dan Sophia artinya kebijakan.

Ada beberapa ahli yg mengemukakan konsep dari filsafat, yaitu :

1.      Moekijat

Mengemukakan bahwa filsafat adalah suatu system pemikiran yang menjelaskan gejala tertentu dan memberikan serangkaian prinsip untuk memecahkan permasalahan yang berhubungan dengan pencapaian suatu tujuan tertentu.

Singkatnya suatu filsafat adalah suatu cara hidup yang memiliki :

a)     Tujuan tertentu

b)     Beberapa nilai yang berhubungan dengan pencapaian tujuan, dan

c)      Keyakinan pada pihak para penganut bahwa nilai dan tujuan akhir bernilai untuk dikejar.

Filsafat manajemen adalah bagian yang terpenting dari pengetahuan dan kepercayaan yang memberikan dasar yang luas untuk menetapkan pemecahan permasalahan manajerial.

2.      Davis dan Filley

Menegemukakan bahwa dalam filsafat manajemen terdapat factor-faktor dasar yang diperlukan dan memiliki hubungan saling ketergantungan satu sama lain dalam mencapai tujuan, yakni :

a)     Kepentingan umum

Hal ini dimaksudkan bahwa dalam penyelenggaraan suatu organisasi harus terlihat adanya cerminan deskripsi berbagai kepentingan, baik kepentingan pemilik, manajer, para bawahan, maupun kepentingan masyarakat lingkungannya.

b)     Tujuan usaha

Tujuan usaha adalah perwujudan aktivitas yang spesifik dari organisasi, baik organisasi yang bertujuan mencari laba maupun organisasi yang tidak bertujuan mencari laba.

c)      Pimpinan pelaksana

 Pimpinan pelaksana adalah individu yang diberi kepercayaan untuk memimpin suatu usaha dengan menggunakan otoritas yang telah diberikan kepadanya.

d)     Kebijakan

Kebijakan adalah pernyataan atau ketentuan umum yang menuntun atau menyalurkan pemikiran menjadi pengambilan keputusan oleh bawahan, serta memberikan arah kemana organisasi tersebut dikemudikan.

e)     Fungsi

Fungsi adalah aktivitas yang berhubungan dengan tujuan yang akan dicapai.

f)       Factor dasar

Factor dasar meliputi factor-faktor produksi asli ataau turunan, baik berupa alam, tenaga, modal, serta pendukungnya, yang merupakan elemen yang harus harus ada dalam penyelenggaraan organisasi.

g)     Struktur organisasi

Struktur organisasi adalah saluran yang menunjukkan hubungan kerja antara manajer dan bawahan dalam melaksanakan pekerjaan yang disertai dengan otoritas dan tanggung jawab serta ketangguhan untuk tanggung gugat / mempertanggunjawabkan (accountability).

h)     Prosedur

Prosedur adalah tahapan tindakan yang harus ditempuh untuk menyelesaikan suatu pekerjaan tertentu.

i)       Moral kerja

Moral kerja adalah kondisi mental dari individu atau kelompok menentukan sikap bawahan dalam menerima pekerjaan dan mengoperasikannya dengan sebaik-baiknya sesuai dengan tujuan akhir.

C.       ILMU DAN SENI MANAJEMEN

Manajemen adalah ilmu dan seni untuk melakukan tindakan guna memcapai tujuan. Manajemen sebagai suatu ilmu adalah akumulasi pengetahuan yang disistematisasikan atau kesatuan pengetahuan yang terorganisasikan.

Batasan tentang ilmu yang dikemukakan oleh Goode dan Hatt bahwa ilmu merupakan suatu cara menganalisis yang mengizinkan para ahlinya untuk menatakan suatu proposisi dalam bentuk kualitasnya.

Berdasarkan batasan yang telah dikemukakan diatas kalau kita bandingkan dapat diperoleh karakteristik pokok yang terdapat pada pengertian ilmu itu, yaitu :

1.      Bersifat rasional

Rasional adalah suatu sifat aktivitas berpikir yang ditundukkan pada logika formal dalam mengikuti urutan berpikir silogisme.

2.      Bersifat empiris

Dikatakan bersifat empiris karena kesimpulan yang diambil harus dapat ditundukkan pada pemeriksaan atau pada verifikasi indera manusia.

3.      Bersifat umum

Bersifat umum artinya kebenaran yang dihasilkan sebagai ilmu tersebut dapatdiverifikasi oleh peninjau ilmiah.

4.      Bersifat akumulatif

Bersifat akumulatif adalah apa yang dipelajari merupakan kelanjutan dari ilmu yg telah dikembangkan sebelumnya.

Manajemen dikatakan sebagai suatu ilmu sehingga seorang manajer juga harus memiliki sifat ilmiah, yakni sebagai berikut :

1.      Objektivitas

Yang dimaksud dengan objektivitas adalah bahwa satu peninjauan yang dipentingkan adalah objeknya.

2.      Serba relative

Seorang manajer sebagai ilmuan harus menerima realitas perubahan yang terjadi dan memberikan dampakterhadap masa berlakunya teori-teori yang telah mereka miliki.

3.      Skeptif

Yang dimaksud dengan sikap skeptif adalah sikap untuk selalu ragu terhadap pertanyaan yang cukup kuat dasar pembuktiannya.

4.      Kesabaran intelektual

Mampu menahan diri dan kuat untuk tidak menyerah kepada tekanan dalam menyatakan suatu pendirian ilmiah karena memang belum selesai dan belum lengkap hasil yg dicapai.

5.      Kesederhanaan

Kesederhanaan dalam sikap ilmiah adalah kesederhanaan dalam cara berpikir, cara menyatakan, dan cara pembuktian.

6.      Tidak memihak kepada etik

Sikap tidak memihak kepada etik adalah bahwa ilmu tidak mempunyai tujuan dan tugas untuk membuat penilaian tentang hal yang baik dan hal yang buruk, melainkan ilmu memiliki tugas untuk mengemukakan hal-hal yang salah dan hal-hal yang benar secara nisbi.

Dalam bahasa Belanda, keahlian, kemampuan, kemahiran, dan keterampilan yang diperoleh menurut saluran biasa, yaitu menurut system pelajaran atau sistematik tertentu, disebut kunde (ilmu). Jika keahlian, kemahiran, kemampuan, dan keterampilan tidakdapat lagi ditelusuri berdasarkan saluran ilmu dan sistematik biasa maka disebut kuast (seni).

Yang dimaksudkan seni disini adalah seni dalam pengertian lebih luas dan umum, yaitu merupakan keahlian, kemahiran, kemampuan, serta keterampilan dalam menerapkan prinsip, metode, dan teknik dalam menggunakan sumber daya manusia dan sumber daya alam (human and natural resources) secara efektif dan efisien untuk mencapai tujuan.

Dua konsep yang dikemukakan oleh Peter Drucker, efisiensi berarti “melakukan sesuatu dengan tepat” dan efektivitas berarti “melakukan sesuatu yang tepat”.

1.      Efisiensi (efficiency) adalah kemampuan untuk meminimalkan penggunaa sumber daya dalam mencapai tujuan organisasi : “melakukan dengan tepat”.

2.      Efektivitas (effectiveness) adalah kemampuan untuk menentukan tujuan yang memadai : “melakukan hal yang tepat”.

Table 1.2 perbandingan Antara Ilmu dan Seni Manajemen

No.	Pembeda	Ilmu	Seni
1.	Makna	Akumulassi pengetahuan yang disistematisasikan atau kesatuan pengetahuan yang terorganisasi atau pendekatan terhadap seluruh dunia empiris.	Keahlian, kemahiran, kemampuan, dan keterampilan dalam menerapkan prinsip, metode dan teknik dala menggunakan sumber daya manusia dan sumber daya alam secara efisien dan efektif unutk mencapai tujuan.
2.	Ciri pokok	Memiliki sifat : ·         Rasional ·         Empiris ·         Umum ·         Akumulatif	Memiliki sifat : ·         Ahli ·         Mahir ·         Mampu ·         Terampil
3.	Metode	v  Observasi v  Rumusan permasalahan v  Akumulasi dan klasifikasi fakta tambahan yang baru v  Generalisasi v  Rumusan hipotesis v  Testing dan verifikasi	Studi Observasi Praktik lapangan

D.     MANAJEMEN, MANAJER DAN KETERAMPILAN

Batasan manajemen yang telah dideskripsikan dan dijadikan pegangan dalam studi, selanjutnya seni dan ilmu dalam perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, pemotivasian, dan pengendalian terhadap orang dan mekanisme kerja untuk mencapai tujuan.

Manajer adalah seorang yang bertindak sebagai perencana, pengorganisasi, pengarah, pemotivasi, serta pengendali orang dan mekanisme kerja untuk mencapai tujuan.

Kepemimpinan adalah sikap dan perilaku untuk mempengaruhi para bawahan agar mereka mampu bekerja sama sehingga dapat bekerja secara lebih efisien dan efektif.

Table 1.4 Spesifikasi Manajemen, Manajer dan Kepemimpinan

No.	Manajemen	Manajer	Kepemimpinan
1.	Seni dan ilmu dalam perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, pemotivasian, dan peengendalian terhadap orang dan mekanisme kerja untuk mencapai tujuan.	Seseoarang yang bertindak sebagai perencana, pengorganisasi, pengarah, pemotivasi, dan pengendaliterhadaap orang dan mekanisme kerja untuk mencapai tujuan.	Sikap yang harus dimiliki oleh perencana, pengorganisasi, pengarah, pemotivasi, dan pengendali.
2.	Seni, ilmu dan prosesnya.	Orang atau pelakunya.	Sifat atau jiwanya.

Spesifikasi manajer menurut James A.F. Stoner dan Charles Wankel, yaitu :

1.       Manager work with and through other people

Artinya manager bekerja dengan dan melalui orang lain yakni bawahan, para penyedia, dan manajer dalam hierarki yang sama maupun hierarki dalam organisasi lain.

2.       Managers are responsible and accountable

Artinya manager bertanggung jawab dan bertanggung gugat; tanggung jawab adalah kewajiban untuk melakukan pekerjaan yang telah diserahkan kepadanya dengan sebaik-baiknya. Sedangkan tanggung gugat adalah kewajiban untuk melaksanakan tanggung jawab dan otoritas menurut stanadar pelaksanaan pekerjaan yang telah ditetapakan.

3.      Managers ballence copeting goals and set priorities

Artinya manajer menyeimbangkan persaingan tujuan dan menetapkan prioritas.

4.      Managers must think analytically and conceptually

Artinya manajer harus berpikir secara analisis dan konseptual.

5.      Managers are mediators

Manger adalah penengahatas perselisihan sehingga kontinuitas organisasi tidak mengalami gangguan.

6.      Managers are politician

Artinya manajer adalah politikus untuk menjalankan programnya dalam mencapai tujuan organisasi.

7.      Managers are diplomats

Artinya manajer adalah diplomat yang mewakili organisasi dari unit kerja dan rapat-rapat dalam organisasi.

8.      Managers are symbols

Artinya manajer adalah lambang dari kesuksesan ataupun kegagalan organisasi.

9.      Managers make difficult decisions

Manajer mengambil keputusan yg sulit dari permasalahan yang dihadapi organisasi.

Manajer dapat diklasifikasikan dalam dua cara, yakni:

1.      Klasifikasi manajer menurut rentang aktivitas organisasi yang ada dibawah tanggung jawabnya;

      Manajer umum ialah seseorang yang bertanggung jawab atas semua aktivitas, seperti produksi, penjualan, pemasaran, dan keuangan, untuk sebuah organisasi seperti perusahaan atau sebuah anak perusahaan.

      Manajer fungsional ialah seorang manajer yang bertanggung jawab hanya atas satu aktivitas organisasi, seperti manajemen keuangan atau manajemen sumber daya manusia.

2.      Klasifikasi manajer menurut hierarkinya dalam organisasi;

      Top manager

Yang termasuk pada hierarki manajer ini adalah anggota board of director (dewan direksi) dan presden organisasi.

      Middle manager

Yang termasuk dalam hierarki manajer ini adalah para kepala bagian, kepala divisi, dan kepala seksi.

      Lower manajer

Yang termasuk pada hierarki ini adalah para kepala mandor, kepala (chief), dan mandor.

           Gambar 1.2 Hierarki manajer dan cakupan kegiatannya

 

3.      Klasifikasi manajermenurut cakupan kegiatannya;

      Dewan direksi, cakupan kegiatannya dalam usaha mengelola organisasi secara keseluruhan.

      Presiden organisasi, cakupan kegiatannya dalam usaha mengelola para manajer agar terdapatkesatuan gerak dan tindakan untuk merealisasi tujuan.

      Departemen atau kepala divisi, cakupan kegiatannya dalam usaha mengelola bawahan yang meliputi spesialisasi kerjanya masing-masing.

      Manajer hierarki pertama, cakupan kegiatannya dalam usaha pekerjaannya sesuai dengan tujuan organisasi.

George R. Terry mendeskripsikan pekerjaan manajer berdasarkan fungsinya, sebagai berikut:

1.      Perencanaan (planning)

Dalam fungsi perencanaan, manajer mamiliki deskripsi pekerjaan sebagai berikut:

      Menetapkan, mendeskripsikan, dan menjelaskan tujuan

      Memprakirakan

      Menetapkan syarat dan dugaan tentang kinerja

      Menetapkan dan menjelaskan tugas untuk mencapai tujuan

      Menetapkan rencana penyelesaian

      Menetapkan kebijakan

      Menetapkan standar-standar dan metode penyelesaian

      Mengetahui lebih dahulu permasalahan yang akan dating dan mungkin terjadi

2.      Pengorganisasian (organizing)

Dalam fungsi pengorganisasian, manajer memiliki deskripsi pekerjaan sebagai berikut:

      Mendeskripsikan pekerjaan dalam tugas pelaksanaan

      Mengklasifikasikan tugas pelaksanaan dalam pekerjaan operasional

      Mengumpulkan pekerjaan operasional dalam kesatuan yang berhubungan dan dapat dikelola

      Menetapkan syarat pekerjaan

      Mengkaji dan menempatkan indivdu pada pekerjaan yg tepat

      Mendelegasikan otoritas yg tepat kepada masing-masing manajemen

      Memeberikan fasilitas ketenagakerjaan dan sumber daya lainnya

      Manyesuaikan organisasi ditinjau dari sudut hasil pengendalian

3.      Penggerakan (actuating)

Dalam fungsi penggerakan, manjer memiliki deskripsi pekerjaan sebagai berikut:

      Member tahu dan menjelaskan tujuan kepada para bawahan

      Mengelola dan mengajak para bawahan untuk bekerja semaksimal mungkin

      Membimibing bawahan untuk mencapai standar operasional (pelaksanaan)

      Mengembangkan bawahan guna merealisasikan kemungkinan sepenuhnya

      Memberikan orang hak untuk mendengarkan

      Memuji dan memberikan sanksi secara adil

      Member hadiah lewat penghargaan dan pembayaran untuk pekerjaan yang diselesaikan dengan baik

      Memperbaiki usaha penggerakan dipandang dari sudut hasil pengendalian

4.      Pengendalian (controlling) 

Dalam fungsi pengendalian, manajer memiliki deskripsi pekerjaan sebagai berikut:

      Membandingkan hasil dengan rencana pada umumnya

      Menilai hasil dengan standar hasil pekerjaan

      Menciptakan alat yang efektif untuk mengukur pelaksanaan

      Memberitahukan alat pengukur

      Memud ahkan data yang detail dalam bentuk yang menunjukkan perbandingan dan perttentangan

      Menganjurkan tindakan perbaikan apabila diperlukan

      Memberitahukan anggota tentang interprestasi yang bertanggung jawab

      Menyesuaikan pengendalian dengan hasil.

Aktivitas manager adalah sebagai berikut:

1.      Bekerja dengan dan melalui orang lain

2.      Menyeimbangkan tujuan dan menetapkan proritas

3.      Bertanggungjawab dan mempertanggungjawabkan

4.      Berpikir analisis dan konseptual

5.      Bertindak sebagai mediator / penengah

6.      Bertindak sebagai politisi artinya kita harus pandai mengatur strategi

7.      Bertindak sebagai diplomat atau wakil

8.      Bertindak sebagai decision maker / pembuat keputusan

a.      KETERAMPILAN DAN PERAN MANAJER

Paul Hersey dan Kenneth H. Blanchard (1980:67) mengemukakan bahwa terdapat tiga bidang keterampilan yang penting untuk melaksanakn proses manajemen bagi seorang manajer. Bidang keteramplan yang dimaksud adalah sebagai berikut:

1.      Keterampilan Teknis (Technical Skill)

Yaitu kemampuan untuk menggunakan pengetahuan, metode, procedure, teknik dan akal yang diperlukan unutk melaksanakan tugas spesifik yang diperoleh lewat pengalaman, pendidikan, dan pelatihan. Manajer membutuhkan keretampilan teksnis yang cukup untuk menjalankan alat (mekanik) dari suatu pekerjaan tertentu yang menjadi tanggung jawabnya.

2.      Keterampilan Manusiawi (human Skill)

Yaitu kemempuan dan pertimbangan yang diusahakan bersama orang lain, termasuk pemahaman mengenai motivasi dan aplikasi tentang kepemimpinan yang efektif. Manajer cukup memiliki keterampilan hubungan manusiawi agar dapat bekerja dengan para bawahan dalam organisasi dan mengolah kelompoknya sendiri.

3.      Keterampilan Konseptual (Conceptual Skill)

Yaitu kemempuan memahami kompleksitas keseluruhan organisasi tempat seseorang beradaptasi dalam operasi.

Gambar 1.2 Keterampilan Yang diperlukan manajer pada semua hierarki

 

                        = MANAGERIAL SKILL

 

                        = TECHNICAL SKILL

Artinya :

Semakin tinggi kecenderungan seorang manajer dalam hierarki organisasi, semakin besar ia terlibat dalam keputusan yang lebih luas dan kompleks, keputusan jangka panjang yang mempengaruhi bagian yang besar dari organisasinya. Bagi manajer puncak, yang memiliki tanggung jawab terhadap organisasi secara keseluruhan, yang paling penting di antara ketiga bidang keterampilan tersebut adalah keterampilan konseptual.

Keterampilan manusia/social amat penting bagi setiap hierarki manajer. Hal ini disebabkan dalam melaksanakan pekerjaannya melalui orang lain, keterampilan teknis atau keterampilan konseptual yang dimiliki manajer tidak akan tinggi nilainya apabila tidak dapat digunakan untuk memberi stimulus dan mempengaruhi bawahan yang terikat dalam suatu organisasi.

Semakin tinggi kedudukan seorang manajer dalam suatu hierarki organisas, semakin sedikit keterampilan teknis yang diperlukan. Sebaliknya, semakin rendah kedudukan seorang manajer dalam suatu hierarki organisasi, semakin penting keterampilan teknis yang diperlukan.

E.      PROSES MANAJEMEN

Fungsi manajer ke dalam organisasi dapat dilihat dari dua sudut, antara lain:

1.      Fungsi manajer dari sudut proses, yaitu perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, pemotivasian, dan pengendalian.

Pendistribusian fungsi yang dimaksud maeliputi:

      Perncanaan (planning)

Aktivitas perencanaan dilakukan unutk menetapkan sejumlah pekerjaan yang harus dilaksanakan kemudian. Setiap manajer dituntut terlebih dahulu agar mereka membuat rencana tentang aktivitas yang harus dilakukan. Perencanaan tersebut merupakan aktivitas membuat dengan menggunakan dugaan mengenai masa yang akan datang dalam merumuskan aktivitas yang di rencanakan

Tujuan dari setiap organisasi dalam proses perencanaan merupakan hal yang sanagt penting karena tujuan inilah yang menjadi pegangan dalam aktivitas selanjutnya. Tujuan yang ingin direalisasikan tersebut harus tetap diperhatikan,dipedomani,dan dijadikan bacaan oleh setiap elemen organisasi,khususnya maneger yang memegang kemudi organisasi.

      Pengorganisasian (organizing)

Pengorganisasian sebagai fungsi manajemen yang kedua adalah organisasi, baik dalam arti statis maupun dinamis.  Organisasi dalam arti statis adalah skema,bentuk,bagian yang menunjukan fungsi serta otoritas dan tanggung jawab yang berhubungan satu sama lain dari individi  yang diberi tuga atau tanggung jawab atas setiap fungsi yang bersangkutan.

      Pengarahan (directing) 

Aktivitas pengarahan adalah suatu kegiatan yang  berhubungan dengan pemberian perintah dan saran. Hal ini mengandung  permasalah dalm menunjukan rencana yang penting kepada bawahanya yang bertanggung jawab untuk melaksanakannya. Selain tu,penting juga hubungan individual setiap saat diantara manajer dan para bawahannya yang terikat dalam organisasi.

Agar organisasi selalu dinamis,manajer haruslah memeberikan perintah dan saran kapada bawahan yang sudah ditempatkan pada posisi sesuaia dengan kemampuannyan. Perintah dan saran yang diberikan olah manajer harus jelas dan relistis. Karena kesamaran perintah dan saran yang diberian oleh manajer kepada bawahan akan memberikan dampak negative dalam pelaksanaannya. Salah sayunya adalah bawahan ragu melaksanakan kerja sehingga penyelesaian pekerjaan akan engalami keterlambatan.

      Pemotivasian (motivating)

Agar tercipta keadan kerja yang menggairahkan, manajer harus melaksanakan fungsinya,memotivasi bawahannya. Motivasi dimaksudkan setiap perasaan, kehendak, atau keinginan yang sangat memengaruhi kemauan individu. Dengan demikian,individu tersebut didorong berperilaku dan bertidak mencapai tujuan.

Manajer haruslah meyadari bahwa yang mendorong bawahan untuk mau bekarja dengan giat dan konsekuen berbeda antara individu yang satu dengan individu yang lainnaya. Perbedaan tersebut diakibatkan oleh adnya perbedan motif, tujuan,dan kebutuhan dari masing-masing individu untuk bekerja,juga karena perbedaan waktu dan tempat. Oleh kaerena itu,dalam memotivasi bawahan,manajer harus menyelidiki terlebih dahulu daya stimulus mana yang lebih tepat.

      Pengendalian (controlling)

Dengan aktivitas pengendalian,berari manjer harus mengevaluasi dan menilai pekerjaan yang dilakukan para bawahan. Demikian pula manajer harus mengevaluasi dan menilai pelaksanan rencana kerja secara makro untuk mengetahui apakah pekerjaan diakukan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan atau tidak.

Pengendalian pelaksanaan pekerjaan yang diberikan kapada bawahan tidaklah dimaksudkan untuk mencari kesalahan bawahan semata-mata. Akan tetapi, hal itu dilakukan untuk membimbing bawahan agar pekerjaan yang dilakukan yang seuai dengan rencana yang telah ditetapkan. Dengan kata lain, aktivitas pengendalian dimaksudkan untuk mecari penyimpangn sehingga tindakan perbaikan dapat dilakukan kearah rencana yang telah ditetapkan. Aktivitas ini berari bahwa dalam mengooperasikan fungsinya, manajer berusaha membimbing bawahan ke arah terlisasinya tujuan organisasi.

2.      Fungsi manajer dari sudut spesialisasi kerja, yaitu keuangan, ketenagakerjaan, pemasaran, pembelian, produksi, dan sejenisnya.

Pendistribusian fungsi yang dimaksud, ialah:

a.       Fungsi keuangan

Dalam bidang keuangan, manajer harus berusaha agar posisi keuangan organisasi setiap saat dapat memberikan dana dalam aktivitas secara rutin maupun berkala.

b.       Fungsi ketenagakerjaan

Dalam bidang ketenagakerjaan, manajer harus berusaha agar bawahan selalu ada dalam kondisi moraldan disiplin kerja yang tinggi. Dengan kondisi moral dan disiplin yang tinggi, bawahan diharapkan mampu memberikan angka kontribusi produktivitsa yg tinggi pula. Dengan timgginya angka produktivitas kerja berarti organisasi dapat mewujudkan tujuan.

c.       Fumgsi pemasaran

Dalam bidang pemasaran, manajer harus berusaha agar pelaksanaan aktivitas organisasi yang mengarahkan arus barang dan jasa dari produsen kepada konsumen dapat memenuhi para konsumen dengan sebaik-baiknya.

d.      Fungsi pembelian

Dalam bidang pembelian, manajer harus berusaha agar pembelian bahan baku dan bahan penolong dapat terjamin kualitasnya dan dengan harga yang serendah mungkin. Dengan demikian, bahan baku dan bahan penolong tersebut setelah diproses mampu memberikan keluaran produksi yang berkualitas.

e.       Fungsi produksi

Dalam bidang produksi, manajer harus berusaha agar barang dapat diproduksikan dengan teknik yang tidak berbelit. Dengan demikian, proses produksi tidak memerlukan alokasi dana dan waktu yang tinggi, serta kualitas produksi dapat terjamin. Secara singkat proses produktivitas dapat dicapai secara efisien dan efektif.

BAB II : SEJARAH MANAJEMEN

A.     TEORI MANAJEMEN

Teori dan prinsip manajemen memberika kemudahan dalam menentukan hal-hal yang harus dikerjakan untuk dpat secara efektif menjadi seorang manajer, yaitu orang yang menjalankan fungsi manajemen.

Ada beberapa teori manajemen, antara lain:

1.      Teori manajemen ilmiah.

Teori manajemen ilmiah adalah  pendekatan manajemen, dirumuskan oleh Fredrick A. Taylor, dan kawan-kawan antara tahun 1890dan 1930, yang mencoba menerangkan secara ilmiah metode terbaik untuk melaksanakan tugas apa pun, dan untuk menyeleksi, melatih, dan memotivasi pekerja.

Pandangan dari tokoh-tokoh perumus teori manajemen ilmiah, antara lain:

a.      Robert Owen

Robert Owen hidup pada tahun 1771-1858. Pada tahun 1800-an ia adalah seorang manajer pada beberapa pabrik pemintal kapas di New Lanars, Skotlandia.

Kontribusinya terhadap manajemen, antara lain:

·         Membangun perumahan bagi pekerja.

·         Menyediakan kebutuhan rumah tanggabagi pekerja

·         Menetapkan mekanisme kerja spesifik

·         Penilaian harian terhadap para pekerja secara terbuka

b.     Charles Babbage

Charles Babbage hidup pada tahun 1792-1871. Dasar keyakinan Babbage bahwa aplikasi prinsip ilmiah pada proses kerja akan meningkatkan produktivitas dan menekan biaya.

Kontribusinya terhadap manajemen ialah prinsip pembagian kerja sehingga setiap pekerjaan harus dipecah dan setiap pekerja harus dididik dengan keterampilan spesifik untuk menyelesaikan pekerjaan.

c.      Frederick W. Taylor

Frederick W. Taylor hidup pada tahun 1856-1915. Ia merupakan salah satu tokoh manajemen ilmiah yang palin termasyhur sehingga mendapat sebutan dengan bapak manajemen ilmiah.

Kontribusinya terhadap manajemen ialah penemu manajemen ilmiah dengan prinsip sebagai berikut:

·         Pengembangan manajemen ilmiah sebenarnya, misalnya metode terbaik untuk menyelesaikan setiap pekerjaan.

·         Seleksi secara ilmiah kepada para pekerja sehingga pekerja diberi tugas dan tanggung jawab yang  cocok.

·         Kerja sama yang bersahabat antara manajemen dan pekerja.

d.     Henry L. Gantt

Henry L. Gantt hidup pada tahun 1861-1919. Rendahnya motivasi yang dicapai mengakibatkan Gantt meninggalkan system tariff upah diferensial untuk diubah menjadi satu inovasi baru berupa motivasi kerja kepada para bawahan.

Kontribusinya terhadap manajemen ialah:

·         Meninggalkan system tarif upah diferensial dan menggantikannya dengan motivasi kerja.

a.       Setiap pekerja yang menyelesaikan pekerjaannya diberikan bonus $ 50 sen.

b.      Mandor akan menerima bonus apabila seluruh pekerja mencapai standar.

·         Penggambaran jadwal produksi dengan Gantt Chart.

e.      Pasangan Gilberth

Frank B. Gilberth hidup pada tahun 1868-1942. Sedangkan Lilian M. Gilberth sebagai istri hidup pada tahun 1878-1972. Pasangan Gilberth berpendapat bahwa studi gerak akan meningkatkan semangat kerja bagi bawahan karena keuntungan fisiknya yang nyata dan karena dapat menunjukkan perhatian manajemen pada para bawahan.

Kontribusinya terhadap manajemen ialah studi gerak dan waktu meningkatkan semangat kerja. Keduanya mengembangkan rencana tiga kedudukan, yaitu:

·         Mengerjakan pekerjaan saat ini

·         Mempersiapkan diri untuk jabatan yang lebih tinggi

·         Melatih penggantinya dalam waktu yang bersamaan.

2.      Teori organisasi klasik

Teori organisasi klasik adalah suatu usaha, dipelopori oleh Henry Fayol, untuk mengenali prinsip-prinsip dan keterampilan yang mendasari manajemen yang efektif.

Pandangan menurut para ahli organisasi klasik antara lain :

a.      Henry Fayol

Pengembang teori organisasi klasik adalah Henry Fayol yang hidup pada tahun 1841-1925. Kontribusi besar bagi pola pikir manajemen menurut Fayol adalah manajemen bukanlah suatu bakat, tetapi suatu keterampilan seperti halnya keterampilan lainnya.

Fayol mulai mengembangkan ilmu manajemen dengan membagi perusahaan menjadi enam aktivitas yang saling bergantungan, yaitu sebagai berikut:

      Fungsi teknis (technical), yaitu memproduksi dan membuat produk.

      Fungsi komersial (commercial), yaitu membeli bahan baku dan menjual produk.

      Fungsi financial (financial), yaitu memperoleh dan menggunakan modal.

      Fungsi keamanan (security), yaitu melindungi para bawahan dan aktiva perusahaan.

      Fungsi akuntansi (accounting), yaitu mencatat dan mengecek biaya, keuntungan, dan utang-utang, menyiapkan neraca, serta menghimpun statistic.

      Fungsi manajerial (managerial).

Orientasinya adalah pada fungsi manajerial sehingga ia mendefenisikan manajemen dengan cara membagi lima fungsi, yaitu:

a.       Perencanaan (planning), berarti menentukan suatu cara bertindak yang memungkinkan organisasi dapat mencapai tujuannya.

b.      Pengorganisasian (organizing), berarti memobilisasi sumber daya manusia dan sumber daya alam dari organisasi untuk mewujudka rencana menjadi suatu hasil.

c.       Pengomandoan (commanding), berarti memberikan pengarahan kepada para bawahan dan mengusahakan mereka untuk mengerjakan pekerjaannya.

d.      Pengoordinasian (coordinating), memastikan bahwa sumber daya dan aktivitas organisasi bekerja secara harmonis untuk mencapai tujuan.

e.       Pengendalian (controlling),

Prinsip manajemen yang dikembangkan Fayol yang mendasari perilaku manajerial yang efektif adalah:

a.       Pembagian kerja (division of labour)

Semakin orang menjadi spesialis, semakin efisien mereka dapat mengerjakan tugasnya. Lini perakitan modern dapat dianggap sebagai contoh penerapan dari prinsip ini.

b.      Otoritas (authority)

Manajer harus memberikan perintah sehingga tugas selesai. Walaupun wewenang formal membenarkan mereka memberi perintah, manajer tidak selalu memaksa kepatuhan kecuali mereka mereka juga mempunyai wewenang pribadi (seperti pengalaman yang relavan).

c.       Disiplin (dicipline)

Anggota dari organisasi perlu menghormati peraturan dan persetujuan yang mengatur organisasi. Disiplin berasal dari kepemimpinan yang baik pada semua tingkat pada organisasi, persetujuan yang adil (seperti membekali untuk menghargai prestasi superior), dan penerapan sanksi yang bijaksana untuk pelanggaran.

d.      Kesatuan perintah (unity of command)

Setiap karyawan harus menerima instruksi hanya dari satu orang

e.       Kesatuan arah (unity of direction)

Operasi dalam organisasi yang mempunyai objektif sama harus diarahkan oleh seorang manajer menggunakan satu rencana.

f.        Kepentingan individual di bawah kepentingan umum.

Dalam keadaan apa pun, kepentingan pribadi karyawan tidak boleh didahulukan dari kepentingan organisasi secara keseluruhan.

g.       Pemberian upah (remuneration)

Kompensasi terhadap pekerjaan yang dilakukan harus adil bagi karyawan dan majikan.

h.       Sentralisasi (centralization)

Mengurangi peran bawahan dalam pembuatan keputusan adalah sentralisasi; menigkatkan peran mereka adalah desentralisasi.

i.         Hierarki (hierarchy)

Garis wewenang dalam sebuah organisasi-sekarang sering kali digambarkan dengan rapi berupa kotak-kotak dan garis dari bagan organisasi-berjalan menurut peringkat dari manajemen puncak ke tingkat yang paling bawah dari perusahaan.

j.         Susunan/tertib (order)

Material dan orang harus berada di tempat yang tepat pada waktu yang tepat.

k.       Keadilan (equity)

Manajer harus bersahabat dan adil kepada bawahan.

l.         Stabilitas staf (stability of staff)

Banyaknya karyawan yang keluar mengungkapkan fungsi efisiensi dari sebuah organisasi.

m.    Inisiatif (initiative)

Bawahan harus diberi kebebasan untuk memikirkan dan melaksanakan rencana mereka, walaupun beberapa kesalahan mungkin terjadi.

n.      Semangat korps

Mempromosikan semangat tim akan memberikan rasa kesatuan pada organisasi.

F.      Max Weber

Menurut Max Weber (1864-1920),organisasi ideal pastilah sebuah birokrasi yang aktivitas dan tujuan dipikirkan secara rasional dan pembagian tugas dari para karyawannya dinyatakan dengan jelas.

Weber juga percaya bahwa kompetensi teknik harusn ditekankan dan bahwa evaluasi prestasi kerja harus berdasarkan pada keunggulan.

b.     Hugo Munsterberg

Hugo Munsterberg hidup tahun 1865-1916 dan telah memberikan kontribusi yang besar dalam aplikasi psikologi guna membantu tercapainya tujuan produktivitas sebagaimana diharapkan oleh manajer lain.

Peningkatan produktivitas dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut:

1.      Menemukan orang yang terbaik (bawahan yang kualitas mentalnya terbaik untuk pekerjaan tersebut).

2.      Menciptakan pekerjaan yang terbaik (kondisi psikologis yang ideal untuk mencapai produktivitas secara maksimum).

3.      Menggunakan pengaruh psikologis, yang disebut pengaruh yang paling mungkin untuk memotivasi para bawahan.

c.      Elton Mayo

Elton Mayo hidup pada tahun 1880-1949 dan menemukan bahwa insentif berupa finansial apabila diberikan untuk menyebabkan peningkatan produktivitas.

Kontribusiyna terhadap Manajemen ialah para pekerja akan bekerja lebih keras, apabila mereka yakin bahwa manajemen memikirkan kesejahteraan mereka. Mayo mengusulkan perlunya pelatihan yang mendalam tentang psikologis, sosiologi, dan antropologi serta metode penelitian yang canggih.

B.     PENDEKATAN DINAMIC ENGAGEMENT

Pendekatan dynamic engagement (dinamis) memnadang bahwa factor waktu dan hubungan manusia hubungan manusia mempengaruhi konsep manajemen.

Menurut Stoner J. A. , R.E. Freeman dan D.R. Gilberth Jr. (1995), terdapat enam tema teori manjemen dalam pendekatan dinamis, yaitu:

1.      Lingkungan organisasi yang baru.

Pimpinan disarankan tidak hanya peduli terhadap masalah yang dihadapainya, namun juga terhadap masalah yang dialami manajer lainnya, baik dalam maupun luar organisasi.

2.      Etika dan tanggung jawab social.

Pada tahun 1982, Thomas Peters dan Robert Waterman mengarang buku In Search of Excellence. Perusahaan memiliki masalah etika dan tanggung jawab social yang terkait dengan moral para karyawan, yang kemudian akan memeberikan kebanggaan dan dorongan moral bagi setiap karyawan sehingga berpengaruh positif terhadap motivasi kerja karyawan, yang berdampak pada pencapaian kinnerja perusahaan.

3.      Globalisasi dan manajemen.

Era globalisasi menyebabkan dunia seolah-olah “mengkerut” dan batas-batas geografis seperti memudar (borderless). Oleh karena itu, pihak manajemen dari perusahaan perlu menyiasati fenomena globalisasi.

4.      inventing dan reinvengting organisasi.

Beberapa kasus menunjukkan bahwa perusahaan besar yang tidak efisien dan mulai kehilangan daya saing dapat memeperbaiki kinerjanya melalui proses rekayasa ulang perusahaan, baik dalam organisasi, teknologi, dan kompetensi SDM.

5.      Budaya dan multibudaya.

Dengan mengklaim keunikan budaya local atau budaya komunitas, tuntutan para manajer sekarang jauh lebih berat dan kompleks (complicated) dibanding para manajer pada saat-saat awal konsep manajemen dikembangkan.

6.      Kualitas

Pada saat ini  konsep TQM (Total Quality management) sebagai alat bantu untuk menjamin pencapaian standar kualitas sebagai target kinerja. 

BAB III : LINGKUNGAN BUDAYA DAN ORGANISASI MANAJEMEN

A.     LINGKUNGAN ORGANISASI

Pada dasarnya asumsi dasar dari teori sistem adalah organisasi tidak akan pernah dapat memenuhi kebutuhannya sendiri maupun tidak berdiri sendiri. Sebaliknya, organisasi tukar-menukar sumber daya yang tergantung pada linkungan eksternal.

Linkungan eksternal adalah semua elemen diluar organisasi yang relavan untuk operasinya, termasuk elemen tindakan langsung dan elemen tindakan tidak langsung. Elemen tindakan langsung adalah elemen dari lingkungan yang secara langsung mempengaruhi aktivitas sebuah organisasi.elemen tindakan langsung juga disebut pihak yang berkepentingan yakni kelompok yang secara langsung atau tidak langsung terpengaruh oleh cara organisasi berusaha mencapai sasarannya. Sedangkan elemen tindakan tidak langsung adalah elemen dari lingkungan eksternal yang mempengaruhi iklim tempat aktivitas organisasi berlangsung tetapi tidak langsung mempengaruhi organisasi.

Organisasi mengambil input dari linkungan eksternal, melakukan transformasi menjadi produk atau jasa, dan mengirimnya kembali ke lingkungan eksternal sebagai output. Input adalah sumber daya dari lingkungan, seperti bahan mentah dan tenaga kerja, yang mungkin memasuki sistem organisasi. Output adalah input yang sudah ditransformasikan dan dikembalikan pada lingkungan eksternal sebagai produk atau jasa.

a.      ELEMEN DARI LINGKUNGAN TINDAKAN LANGSUNG

Elemen tindakan tidak langsung terdiri dari 2 pihak yaitu:

·         Pihak yang Berkepentingan Eksternal

·         Pihak yang Berkepentingan Internal

1.      Pihak yang berkepentingan Eksternal

      Adalah kelompok atau individu dalam lingkungan eksternal sebuah organisasi yang mempengaruhi aktivitas.

      Pihak yang berkepentingan eksternal yang mempengaruhi aktivitas organisasi dari luar organisasi tersebut, adalah:

         i.            Pelanggan

Pelanggan menukarkan sumber daya, pada umumnya berbentuk uang, dengan produk atau jasa organisasi. Seorang manajer pemesaran menganalisis pelanggan potensial dan kondisi pasar serta menentukan kampanye pemasaran berdasarkan analisis tersebut.

       ii.            Pemasok.

Apa yang diambil organisasi dari lingkungan, dan apa yang dikerjakan dengan apa yang dibawa masuk, akan menentukan mutu dan harga produk akhirnya. Organisasi tergantung pada pemasok material dan tenaga kerja serta akan mencoba mengambil keuntungan dari persaingan diantara pemasok untuk memperoleh harga yang lebih rendah, pekerjaan dengan mutu yang lebih baik, secar penyerahan produk kepada pelanggan secara lebih cepat.

     iii.            Pemerintah

Pemerintah tidak boleh menggunakan pengaruh langsung pada bisnis, tetapi hanya membatasi dengan hanya mengurus Undang-undang dan peraturan, membiarkan pasar bebas untuk membentuk ekonomi.

     iv.            Kelompok khusus

Adalah kelompok orang yang mengorganisasikan menggunakan proses politik untuk memajukan posisi mereka dalam isu tertentu, seperti aborsi dan pembatasan senjata api.

       v.            Lembaga konsumen

Pelanggan yang tidak puas dapat memilih keluar, artinya melakukan bisnis di tempat lain, atau untuk menyuarakan keluhan mereka, loyalitas pelanggan pada organisasi akan menentukan pilihan mana yang dipakai.

     vi.            Media

Para manajer di kebanyakan organisasi besar menyadari mereka beroperasi dalam akuarium, artinya setiap tindakan akan menjadi subjek penelitian yang mendalam.

2.      Pihak yang Berkepentingan Internal

Pihak yang berkepentingan internal antara lain:

        i.            Karyawan

Sifat dari tenaga kerja adalah berubah dalam kebanyakan organisasi, sebagian karena faktor demografi.

      ii.            Pemegang Saham dan dewan direksi

Struktur yang mengatur perusahaan publik yang besar memungkinkan pemegang saham untuk mempengaruhi sebuah perusahaan dengan menggunakan hak memberikan suara.

b.     ELEMEN LINGKUNGAN TINDAKAN TIDAK LANGSUNG

Komponen tindakan tidak langsung dari lingkungan eksternal dipengaruhi oleh 4 faktor, yaitu:

                                 i.            Variabel sosial

Adalah berbagai faktor seperti demografik, gaya hidup, dan nilai-nilai sosial, yang dapat mempengaruhi sebuah organisasi dari lingkungan eksternalnya.

                               ii.            Variabel ekonomi

Adalah kondisi ekonomi pada umumnya dan kecenderungan yang mungkin merupakan faktor dalam aktivitas sebuah organisasi.

                             iii.            Variabel politik

Adalah berbagai faktor yang mungkin mempengaruhi aktivitas sebuah organisasi sebagai hasil dari proses atau iklim politik.

                             iv.            Variabel teknologi

Adalah perkembangan baru dalam produk atau proses, disamping kemajuan dalam ilmu pengetahuan, yang dapat mempengaruhi aktivitas organisasi.

B.     KONSEP DASAR ORGANISASI

a.      DEFENISI ORGANISASI

Organisasi dapat didefenisikan sebagai sekelompok orang yang saling berinteraksi dan bekerjasama untuk merealisasikan tujuan bersama.

Ada tiga elemen dari organisasi yaitu:

1.      Sekelompok orang

Bahwa sekelompok orang yang menggabungkan diri dengan suatu ikatan norma, peraturan, ketentuan, dan kebijakan yang telah dirumuskan dan masing-masing pihak siap untuk menjalankannya dengan penuh tanggung jawab.

2.      Interaksi dan kerja sama

Bahwa dalam suatu organisasi yang terdiri dari sekelompok orang tersebut saling mengadakan hubungan timbal balik, saling memberi dan menerima, dan juga saling bekerja sama untuk melahirkan dan merealisasikan maksud, sasaran dan tujuan.

3.      Tujuan bersama

Bahwa dalam suatu organisasi yang terdiri dari sekelompok orang yang saling berinteraksi dan bekerja sama tersebut diarahkan pada satu titik tertentu, yaitu tujuan bersama dan ingin direalisasikan.

Defenisi organisasi menurut Gareth Morgan dan Stephan P. Robin sebagai berikut:

a.       Kesatuan rasional dalam mengejar tujuan

Organisasi ada untuk mencapai tujuan dan perilaku para anggota organisasi dapat dijelaskan sebagai pengajaran rasional terhadap tujuan tersebut.

b.      Koalisi dari para pendukung yang kuat

Organisasi terdiri atas kelompok yang masing-masing mencoba untuk memuaskan kepentingan sendiri, dengan menggunakan kekuasaan mereka untuk mempengaruhi sumber daya dalam organisasi.

c.       Sistem terbuka

Organisasi adalah sistem transformasi masukan dan keluaran yang bergantung pada lingkungan untuk kelangsungan hidupnya.

d.      Sistem yang memproduksi arti

Organisasi adalah kesatuan yang diciptakan secara artifisial, yakni diciptakan secara simbols dan dipertahankan oleh manajemen.

e.       Sistem yang digabungkan secara longgar

Organisasi terdiri atas unit-unit yang relatif berdir sendiri, dapat mengejar tujuan yang tidak sama, dan bahkan saling bertentangan.

f.        Sistem politik

Organisasi terdiri atas pendiri internal yang mencoba memperoleh kendali dalam proses pengambilan keputusan agar dapat memperbaiki posisi mereka.

g.       Alat dominasi

Organisasi menempatkan para anggotanya ke dalam kotak-kotak pekerjaan yang mengahambat apa yang akan mereka lakukan dan individu yang dengannya mereka dapat berinteraksi.

h.      Unit pemrosesan informasi

Organisasi menafsirkan lingkungannya, mengkoordinasikan aktivitas, dan memudahkan pembuatan keputusan dengan memproses informasi secara horisontal dan vertikal melalui struktur hierarki.

i.         Penjara psikis

Organisasi menghambat para anggota dengan membuat deskripsi pekerjaan, departemen, devisi, dan perilaku standar yang dapat diterima dan tidak dapat diterima.

j.         Kontrak sosial

Organisasi terdir atas sejumlah persetujuan yang tidak tertulis ketika para anggota melakukan perilakukan perilaku tertentu dan untuk itu mereka menerima imbalan.

Berdasarkan deskripsi tentang organisasi diatas, pengorganisasian adalah pembagian kerja yang direncanakan untuk diselesaikan oleh anggota kesatuan pekerjaan, penetapan hubungan antarpekerjaan yang efektif diantara mereka, dan pemberian lingkungan dan fasilitas pekerjaan yang wajar sehingga mereka bekerja secara efisien,

Tahapan pengorganisasian adalah:

a.       Mengetahui dengan jelas tujuan yang dicapai

b.      Deskripsi pekerjaan yang harus dioperasikan dalam aktivitas tertentu

c.       Klasifikasi aktivitas dalam kesatuan yang praktis

d.      Memberikan rumusan yang realistis mengenai kewajiban yang hendak diselesaikan, sarana dan prasarana fisik serta lingkungan yang diperlukan untuk setiap aktivitas atau kesatuan aktivitas yang hendak dioperasikan.

b.     INDIVIDU DAN PERILAKU ORGANISASI

Ada empat ciri utama individu yang mempengaruhi efektivitas organisasi yaitu:

1.      Persepsi

Adalah proses pemberian arti terhadap lingkungan oleh individu.

Faktor yang mempengaruhi persepsi seorang atau orang lain, objek dan tanda antara lain:

a.       Organisasi persetual

Adalah kecenderungan individu menyusun pola stimulus dari segi hubungan gambar latar belakang.

b.      Stereotip

Cara manajer mengelompokkan para bawahan seringkali merupakan suatu refleksi dari prasangka konseptualnya.

c.       Persepsi selektif

Sangat penting bagi manajer karena mereka seringkali menerima sejumlah besar informasi dan data.

d.      Karateristik manajer

Manajer yang mempersepsi perilaku dan perbedaan individual dari para bawahan dipengaruhi oleh sifatnya sendiri.

e.       Faktor situasional

Tekanan waktu, sifat individu yang bekerja sama dengan manajer, dan faktor-faktor situasi lain mempengaruhi ketelitian persepsi.

f.        Kebutuhan

Kebutuhan dan keinginan individu, demikian pila manajer akan mempengaruhi.

g.       Emosi

Emosi seseorang banyak mempengaruhi persepsi yang kuat.

2.      Sikap

Adalah kesiapsiagaan mental yang diorganisasikan melalui pengalaman yang memiliki pengaruh tertentu kepada tanggapan seseorang terhadap orang, objek, situasi yang berhubungan dengannya.

Pengaruhnya terhadap manajer adalah:

a.       Sikap menentukan kecenderungan individu terhadap segi tertentu dari dunia ini.

b.      Sikap memberikan dasar emosional bagi hubungan interpersonal seseorang dan pengenalannya terhadap orang lain.

c.       Sikap di organisasi dan dekat dengan kepribadian.

3.      Kepribadian

Salah satu masalah rumit yang harus dipahami oleh para manajer suatu organisasi adalah hubungan antara perilaku dan kepribadian.

Pendekatan konseptual yang seringkali digunakan untuk memahami kepribadian individu adalah:

a.       Pendekatan ciri

Adalah kecenderungan yang dapat diduga, yang mengarahkan perilaku individu berbuat dengan cara yang konsisten dan khas.

b.      Teori psikodinamis

Freud mengemukakan bahwa perbedaan individu dalam kepribadian dengan menajukan pendapat bahwa individu menghadapai motivasinya yang utama secara berbeda.

c.       Teori humanistis

Teori humanisitis menekankan pentingnya cara mempersepsikan dunia mereka dan kekuatan yang mempengaruhinya.

4.      Belajar

Adalah proses terjadinya perubahan yang relatif tetap dalam perilaku sebagai akibat dari praktik.

Faktor-faktor yang mempengaruhinya adalah:

a.       Motivasi

b.      Kecerdasan

c.       Tuntutan pekerjaan

d.      Linkungan

d.     KELOMPOK DAN PERILAKU ORGANISASI

Defenisi kelompok organisasi menurut para ashli antara lain :

1.      J.W. Mc David dan M.Harari (1968:237)

Mendefenisikan kelompok sebagai:

a.       Peran yang ada dalam kelompok:

·         Peran yang dirasakan adalah serangkaian perilaku yang dianggap harus dilakukan oleh orang yang mendududki posisi yang bersangkutan.

·         Peran yang dimainkan adalah peran yang benar-benar dilakukan oleh seseorang.

b.      Norma adalah standar yang diterima oleh para anggota kelompok, yaitu:

·         Norma hanya dibentuk sehubungan dengan hal-hal yang penting dalam kelompok

·         Norma diterima dari berbagai macam hierarki oleh para anggota kelompok.

·         Norma mungkin berlaku bagi setiap anggota atau mungkin hanya berlaku bagi beberapa anggota kelompok saja.

2.      Gibson dan Donnely (1984:324-325)

Ada dua tipe kelompok, yaitu kelompok formal dan kelompok informal dengan beberapa alasan, yaitu:

a.       Pemuasan kepuasan

Untuk memperoleh kepuasan atas terpenuhinya kebutuhan dapat merupakan stimulus yang kuat untuk pembentukan kelompok.

b.      Kedekatan dan daya tarik

Adalah jarak fisik antara para bawahan yang melaksanakan pekerjaan.

c.       Tujuan kelompok

Apabila dipahami secara saksama tujuan kelompok dapat merupakan alasan mengapa individu tertarik kepada kelompok.

d.      Alasan ekonomi

Seringkali individu membentuk kelompok karena mereka berpendapat bahwa mereka dapat memperoleh keuntungan ekonomis yang lebih besar daripada pekerjaan mereka.

3.      Brenrd Bass (1965:197-198)

Asumsi bahwa kelompok menempuh tahap perkembangan sebagai berikut:

a.       Komunikasi dan pengambilan keputusan

Komunikasi menghasilkan kepercayaan yang meningkat dan bahkan menimbulkan interaksi yang lebih banyak diantara para anggota kelompok.

b.      Saling menerima

Para anggota secara spesifik bersedia menyatakan pendapatnya, sikap dan kepercayaannya.

c.       Motivasi dan produktivitas

Kelompok bekerja sebagai unit yang bekerja sama dan tidak sebagai unit yang berkompetisi.

d.      Pengendalian dan organisasi

Tingkat dimana afiliasi kelompok dinilai dan para anggotanya dikelola oleh norma kelompok.

Karakteristik kelompok adalah:

a.       Struktur

Struktur menunjukkan adanya hierarki suatu organisasi.

b.      Hierarki status

Status yang diberikan pada posisi tertentu merupakan konsekuensi dari karakteristik tertentu, yang membedakan antara posisi yang satu dengan posisi yang lainnya.

c.       Peran

Setiap posisi dalam struktur kelompok memiliki peran yang saling berhubungan, yang terdiri atas perilaku yang diharapkan dari mereka yang menduduki posisi tersebut.

d.      Norma

Adalah standar yang diterima oleh para anggota kelompok.

e.       Kepemimpinan

Pemimpin kelompok memiliki pengaruh tertentu bagi para anggota kelompok.

f.        Kesatupaduan

Kesatuapduan dipandang sebagai suatu kekuatan yang memaksa para anggota untuk tetap berada dalam kelompok.

4.      D. Cartrivrigth dan A.Zander (1968)

Bahwa kelompok memiliki daya tarik disebabkan olah hal-hal berikut:

a.       Tujuan kelompok dan tujuan para anggota dapat sinkron dan ditentukan secara jelas.

b.      Kelompok memiliki seorang pemimpin yang berkarisma.

c.       Reputasi atau nama baik kelompok menunjukkan bahwa kelompok berhasil menyelesaikan tugasnya dengan baik.

d.      Kelompok tersebut sangat kecil dan memungkinkan para anggotanya dapat saling mendengar pendapat dan saling mengevaluasi.

e.       Para anggotanya dapat mengatasi hambatan dan rintangan dan mereka saling mendukung serta tidak membatasi perkembangan dan kemajuan pribadi.

C.      STRUKTUR ORGANISASI

a.      HUBUNGAN STRUKTUR ORGANISASI

Struktur organisasi bertalian dengan hubungan yang relatif tersebut timbul dari keputusan sebagai berikut:

         i.            Pembagian kerja

Berikut keuntungan yang diperoleh atas adanya spesialisasi pekerjaan antara lain:

a.       Apabila suatu pekerjaan terdiri atas sedikit tugas, manajemen mudah memberikan pelatihan penggantinya bagi bawahan diberhentikan, dimutasikan, dimutasikan.

b.      Apabila suatu pekerjaan hanya memerlukan tugas yang sedikit jumlahnya, bawhan dapat menjadi ahli dalam melaksanakan tugas tersebut.

       ii.            Departementalisasi

Praktik departementalisasi sering didasarkan atas kebutuhan sebagai berikut:

a.       Departementalisasi fungsional

b.      Departementalisasi teritorial

c.       Departementalisasi produk

d.      Departementalisasi pelanggan

e.       Departementalisasi campuran organisasi devisional

     iii.            Permasalahan rentang kendali

Para manajer harus menghadapi tiga jenis hubungan berikut:

a.       Hubungan tunggal langsung, terjadi antara manajer dan masing-masing bawahan secara individual

b.      Hubungan kelompok langsung, terjadi diantara manajer dan masing-masing permutasidari bawahan.

c.       Hubungan silang, terjadi apabila bawahan saling berinteraksi.

     iv.            Delegasi kekuasaan

a.       Menurut Mintzberg

·         The operating core

Para karywan yang melaksanakan pekerjaan dasar yang berhubungan dengan produksi dari produksi dan jasa.

·         The strategic apex

Manajer puncak yang diberi tanggung jawab secara keseluruhan untuk organisasi yang bersangkutan.

·         The middle line

Para manajer yang menjadi penghubung operating core dan strategic apex.

·         The technostructure

Para analis yang memiliki tanggung jawab untuk melaksanakan bentuk standardisasi tertentu dalam organisasi.

·         The support staff

Orang yang mengisi unit staf, yang memberi jasa pendukung tidak langsung pada organisasi.

b.      Menurut Stonner dan wankel

Adanya lima elemen yang berguna untuk menganalisis struktur organisasi sebagai berikut:

·         Spesialisasi aktivitas

·         Standarisasi aktivitas

·         Sentralisasi dan desentralisasi pengambilan keputusan

·         Koordinasi aktivitas

·         Ukuran unit kerja

Bagan organisasi tersebut menggambarkan lima aspek struktur organisasi yang utama, yaitu:

a.       Pembagian kerja

b.      Manajer dan bawahan

c.       Tipe pekerjaan yang dilaksanakn

d.      Pengelompokkan bagian pekerjaan

e.       Level manajemen

c.      STRUKTUR ORGANISASI SECARA FORMAL

Dalam organisasi modern terdapat tiga bentuk struktur organisasi yang secara formal  disusun menurut:

1.      Struktur organisasi fungsional

Tabel karakteristik struktur fungsional

Keunggulan	Kelemahan
1.      Sesuai dengan lingkungan yang stabil. 2.      Menunjang pengembangan keahlian. 3.      Memberi kesempatan bagi para spesialis. 4.      Memerlukan koordinasi internal minimum 5.      Hanya sedikit memerlukan keterampilan antarpribadi	1.      Pada organisasi besar, respons lebih lambat diterima 2.      Menyebabkan terjadinya penyumbatan, karena pelaksanaan tugas sekuensial 3.      Kurang inovatif : memiliki perspektif yang sempit 4.      Dapat menimbulkan konflik tentang prioritas produk 5.      Tidak menunjang berkembangnya manajer umum 6.      Mengaburkan tanggung jawab atas tugfas keseluruhan

2.      Struktur organisasi produk atau pasar

Pola utama atas pembagian produk atau pasar sering dianut adalah sebagai berikut:

a.       Pembagian menurut produk

b.      Pembagian menurut geografis

c.       Pembagian menurut pelanggan

Tabel karakteristik struktur produk / pasar

Keunggulan	Kelemahan
1.      Sesuai dengan perubahan yang cepat 2.      Memungkinkan konsentrasi penuh penuh terhadap tugas 3.      Memungkinkan adanya visibilitas produk produk yang tinggi 4.      Kejelasan tanggung jawab 5.      Memungkinkan pengolahan tugas ganda secara paralel 6.      Memudahkan pelaitahan bagi manajer umum	1.      Membantu pekerjaan poltik dalam alokasi sumber daya 2.      Kurang mendukung koordinasi aktivitas antardivisi 3.      Mendorong terabaikannya prioritas jangka panjang 4.      Memungkinkan menurunkan pendalaman kompetisi 5.      Menimbulkan konflik antara tugas divisi dengan prioritas perusahaan

3.      Struktur organisasi matriks

Keunggulan	Kelemahan
1.      Memberikan fleksibilitas kepada organisasi 2.      Merangsang kerjasama antardisiplin 3.      Melibatkan dan menantang perorangan 4.      Mengembangkan keterampilan karyawan 5.      Membebaskan top manajemen untuk perencanaan 6.      Memotivasi perorangan untuk mengidentifikasi produk akhir 7.      Memungkinkan para ahli ke wilayah penting apabila diperlukan	1.      Resiko timbulnya perasaan anarki 2.      Mendorong pergulatan otoritas 3.      Dapat mengarah pada diskusi daripada aksi 4.      Menuntut keterampilan antarpribadi yang tinggi 5.      Implementasinya memerlukan biaya yang tinggi 6.      Resiko duplikasi usaha oleh tim proyek 7.      Berpengaruh pada modal kerja ketika personel diatur kembali

D.     PRINSIP ORGANISASI

Dalam suatu organisasi prinsip amat diperlukan, terutama dapat dijadikan pedoman sehingga organisasi menjadi tumbuh dan berkembang.

Prinsip organisasi yang dimaksud adalah:

1.      Organisasi dan tujuan

Organisasi dirancang untuk mencapai tujuan, sebaliknya tujuan hanya mungkin direalisasikan manakala melalui sarana organisasi.

2.      Esensi organisasi

Prinsip yang penting adalah bahwa tanggungjawab pengorganisasian maupun dan tanggungjawab pelaksanaan selalu bersifat individual.

3.      Tanggung jawab dan otoritas

Prinsip ini berarti bahwa otoritas hasur seimbang dengan tanggung jawab, artinya seseorang yang diberi tanggung jawab harus juga diberi otoritas untuk melaksanakan sesuatu yang diperlukan guna memenuhi tanggung jawab mereka.

4.      Spesialisasi untuk efisiensi

Organisasi yang efektif membagi tanggung jawab dalam bagian sehingga mengadakan spesialisasi dan menambah efisiensi dalam masing-masing bagian tersebut.

5.      Rentang kendali

Adalah tingkat pengendalian atau tingkat delegasi tanggung jawab.

Selain prinsip yang telah dideskripsikan diatas terdapat sejumlah prinsip yang dipandangnya bermanfaat dalam mengelolah organisasi.

Lima struktural yang dimaksud sebagai berikut:

1.      Prinsip pembagian kerja

2.      Prinsip satu arah

3.      Prinsip sentralisasi

4.      Prinsip otoritas dan tanggung jawab

5.      Prinsip rantai komando

E.      PROSES ORGANISASI

Dalam struktur organisasi, tujuan utama dua aspek penting diatas adalah

1.      Proses komunikasi

2.      Pengambilan keputusan

3.      Evaluasi hasil kerja

4.      Proses imbalan

5.      Proses sosialisasi dan proses karier

1.      Proses komunikasi

Proses komunikasi dalam suatu organisasi harus memberi kemungkinan dalam empat arah yang berbeda, yaitu:

·         Komunikasi ke bawah

Komunikasi ke bawah mengalir dari orang pada hierarki yang lebih tinggi ke jenjang yang lebih rendah.

·         Komunikasi ke atas

Komunikasi ke atas mengalir dari orang pada hierarki yang lebih rendah ke jenjang yang lebih tinggi.

·         Komunikasi horizontal

Komunikasi horizontal sangat perlu bagi koordinasi dan integrasi dari beraneka ragam funsi keorganisasian.

·         Komunikasi diagonal

Komunikasi diagonal penting dalam situasi ketika para anggota tidak dapat berkomunikasi secara efektif melalui jalur lain.

2.      Proses pengambilan keputusan

Proses pengambilan keputusan yang dimaksud adalah:

·         Menetapkan tujuan dan sasaran khusus dan mengukur hasilnya

·         Identifikasi permasalahan

·         Mengembangkan alternatif

·         Mengevaluasi alternatif

·         Memilih alternatif

·         Melaksanakan keputusan

·         Pengendalian dan penimbangan

3.      Proses evaluasi hasil kerja

Secara khusus evaluasi hasil karya dapat memberi dampak sebagai berikut:

·         Program evaluasi hasil karya yang dirancang dan dilaksanakan dengan baik dapat memeiliki pengaruh motivasional terhadap para bawahan,

·         Meningkatkan pengertian manajerial

·         Memberikan pilih kasih dalam mengambil keputusan manajerial yang penting

·         Memberikan dasar bagi perncanaan, pelatihan, dan pengembangan.

Prosedur evaluasi hasil karya tradisional yang masih sering digunakan dalam suatu perusahaan, antara lain sebagai berikut:

      Daftar cek yang dibobot

      Metode pemangkatan

      Skala penilaian

      Cerita deskriptif

4.      Proses imbalan

Tujuan umum dari program imbalan adalah:

1.      Untuk menarik orang yang memenuhi syarat sehingga bersedia memasuki organisasi

2.      Menjaga supaya para bawahan datang ke pekerjaan

3.      Memotivasi para bawahan untuk bekerja lebih giat sehingga mencapai tingkat hasil karya yang lebih tinggi

Pada banayak organisasi terdapat tiga prndekatan teoretis terhadap pengaturan imbalan

a.       Penguatan positif

Dasar pokok pengaturab imbalan melalui penguatan positif adalah hubungan antara pelaku dan konsekuensinya.

b.      Model dan imitasi sosial

Apabila hasil karya yang tinggi merupakan tujuan, dan kelihatannya hampir tidak mungkin mencapainya karena sumber yang terbatas maka manajer harus menarik kesimpulan bahwa model tersebut tidak sesuai.

c.       Teori harapan

\teori harapan menyatakan bahwa usaha seorang bawahan untuk melaksanakan pekerjaan merupakan fungsi gabungan dari nilai yang diberikan oleh orang tersebut untuk mendapatkan imbalan dan harapan bahwa tingkat kekuatan tertentu akan mencukupi untuk menerima imbalan.

5.      Proses sosialisasi dan proses karier

Sosialisasi organisasi adalah proses yang dialami individu untuk menghargai nialai, kemampuan, perilaku yang diharapkan, dan pengetahuan sosial yang diperlukan untuk mengasumsikan peran keorganisasian dan untuk berpartisipasi sebagai anggota organisasi.

Tahap sosialisasi antara lain:

1.    Sosialisasi persiapan.

Tujuan utama aktivitas persiapan adalah untuk memperoleh informasi mengenai organisasi yang baru dan pekerjaan baru.

2.    Akomodasi

Setiap bawahan sedikit banyak akan melakukan aktivitas sebagai berikut: 

a.       Menetapkan hubungan interpersonal baru dengan teman sekerja dan penyedia

b.      Mempelajari tugas yang diperlukan untuk melaksanakan pekerjaan

c.       Membuat jelas peran mereka dalam organisasi dan kelompok formal dan informal yang relavan dengan peran tersebut

d.      Menilai kemajuan yang mereka capai ke arah pemenuhan tuntutan dari pekerjaan dan peran.

3.      Manajemen peran

Tahap manajemen peran ini mengharuskan individu untuk memecahkan dua jenis konflik berikut:

a.       Konflik yang timbul diantara pekerjaan individu dan kehidupan rumah

b.      Konflik diantara kelompok kerja individu dan kelompok kerja lain dalam organisasi.

Tahap karier yang dimaksud adalah tahap :

a.       Para pekerja

b.      Kerja permulaan

c.       Kerja yang mantap

d.      Pensiun

BAB IV : FUNGSI PERENCANAAN DALAM PENGAMBILAN KEPUTUSAN

Perencanaan merupakan langkah awal yang sangat menentukan keberhasilan sebuah organisasi. Perencanaan yang kurang baik sama saja dengan membuat rencana untuk gagal. Namun, perencanaan yang baik bukanlah segala-galanyauntuk mencapai kesuksesan. Karena reencana yang baik tanpa disertai implementasi hanya menjadi rencana di atas kertas dan angan-angan saja.

A.     PENGERTIAN PERENCANAAN ( PLANNING )

Perencanaan ( planning ) merupakan proses menetapkan tujuan dan memilih cara untuk merealisasikan rencana tersebut. Menurut Robins dan Coulter (2002),” Planning is a proces that involves defining the organization’s goals, estabilishing an overall strategy for achieving those goals, and develoving a comperensive set of plans to integrate and coordinate organizational work ”. Artinya,  Perencanaan adalah sebuah proses yang dimulai dari penetapan tujuan organisasi, menentukan strategi untuk pencapaian tujuan organisasi tersebut secara menyeluruh, serta merumuskan sistem perencanaan yang menyeluruh untuk mengintegrasikan dan mengkoordinasikan seluruh pekerjaan organisai hingga tercapainya tujuan organisasi.

Setiap organisasi ataupun kegiatan, tak bisa lepas dari proses perencanaan. Menurut Schermerhorn J.R ( 1996 ), proses perencanaann meliputi lima tahapan, yaitu :

1.      Penetapan sasaran. Sasaran merupakan spesifikasi hal yang diharapkan

2.      Evaluasi kondisi sekarang. Evaluasi dilakukan dengan membandingkan kondisi sekarang dengan sasaran.

3.      Pengembangan kondisi masa depan. Hal itu dilakukan dengan mengembangkan skenario kondisi masa depan.

4.      Analisis alternatif tindakan dan rencana pencapaian sasaran

5.      Implementasikan dan evaluasi hasilnya.

B.     MANFAAT PERENCANAAN

Pada dasarnya, rencana dibuat dengan dua alasan, yaitu Protective Benefit ( untuk melindungi organisasi dari hal-hal yang tidak diinginkan ) dan Positive Benefit ( sebagai alat pacu untuk selalu berprasangka baik / optimis ).

Adapun manfaat perencanaan secara umum adalah :

·         Standar pelaksanaan dan pengawasan kegiatan jelas

·         Pemilihan tindakan sebagai alternatif terbaik

·         Penyusunan skala prioritas , baik sasaran maupun kegiatan

·         Menghemat pemanfaatan sumber daya organisasi.

·         Membantu manajer menyesuaikan diri dengan perubahan lingkungan.

·         Alat untuk memudahakan dalam berkoordinasi dengan pihak terkait.

·         Meminimalisir pekerjaan yang tidak pasti.

Robbins dan Coulter (2002) menjelaskan bahwa fungsi perencanaan ada empat yaitu :

·         Perencanaan sebagai pengarah

·         Perencanaan sebagai minimalisasi ketidakpastian

·         Perencanaan sebagai minimalisasi pemborosan sumber daya

·         Perencanaan sebagai penetapan standar dalam pengawasan kualitas.

C.      HIERARKI RENCANA ORGANISASI

Menurut Stoner J.A ,R.E Freeman, dan DR. Gilbert Jr. (1995), rencana dapat dibedakan menjadi dua tipe, yaitu rencana strategi dan rencana opersional.  Srategic plans  dibuat oleh high managers dan mendefinisikan tujuan umum dari organisasi. Sedangkan, operational plans merupakan implementasi dari strategic plans, yang merupakan deskripsi kegiatan sehari – hari.

Selain itu, sebuah organisasi juga perlu menetapkan tujuan jangka pendek ( mission statement )untuk mendukung tercapainya visi yang juga termaktub dalam stategic plans yang sudah ditetapkan oleh high managers. Karena hal itu merupakan tujuan umum organisasi yang didasarkan pemikiran tentang eksistensi atau keberadaan organisasi.

Secara umum, hierarki organisasi di atas dapat digambarkan sebagai berikut :

Pendiri, Top Managers

 

Manajer Level Atas dan Menengah

 

Manajer Level Menengah dan Bawah

           

Sebelum penetapan misi, rencana strategis, dan rencana operasional. Perusahaan biasanya membentuk sebuah tim yang terdiri dari berbagai posisi jabatan untuk membahas dan menetapkan planning untuk sebuah kegiatan / proyek. Diataranya bisa berupa panitia perencana, bagian perencana, atau staff perencana. Pembentukan tim tersebut didasarkan fungsi dan kebutuhan dari proyek / kegiatan perusahaan.

a)     Panitia perencana, biasanya tim ini dibentuk oleh top managers dan anggotanya dipilih langsung berdasar keahlian dan kompetensi yang dibutuhkan proyek. Panitia perencana dibentuk untuk proyek berjangka pendek, dan setelah proyek selesai maka panitia dibubarkan.

b)     Bagian perencana,

c)      Staff perencana, tim ini dibentuk untuk kebutuhan proyek perusahaan berjangka panjang dan bersifat permanen. Di perusahaan, bagian ini biasa disebut RND ( Research and Development ) dan bertugas menetapkan berbagai bill of material yang dibutuhkan dalam berbagai pelaksanaan proyek besar dan kecil, serta menyiapkan rencana operasional proyek.

D.     ALAT BANTU DALAM MEMBUAT PERENCANAAN

Untuk memudahkan memudahkan membuat perencanaan, ada beberapa hal yang bisa kita manfaatkan. Diantaranya :

·         Perencanaan dengan Flow Chart. Pada dasarnya, pendekatan ini lebih seribg digunakan bagi mereka yang mendalami teknik komputer, teknik komunikasi, dan sistem informasi. Flow Chart adalah model grafis yang menunjukkan model sistem yang menggambarkan kejadian yang berkesinambungan (sequencial) dan keputusan ya atau tidak.

·         Perencanaan dengan Jaringan PERT (PERT Network). PERT adalah singkatan dari Program Evaluation and Review Technuique yang merupakan alat bantu perencanaan melalui penjadwalan dan penggambaran rencana kerja secara kronologis dan berkelanjutan bagi pekerjaan yang sifatnya tidak rutin, berskala besar dan kompleks. Ada 4 konsep yang harus dipahami dalam PERT yaitu :

Ø  Event atau Kejadian, adalah indikator dari performa pekerjaan baik sebelum maupun sesudah pekerjaan dilakukan sekaligus juga menunjukkan apakah suatu pekerjaan lain dapat dilakukan atau tidak berdasarkan indikator ini.

Ø  Activity atau Kegiatan, adalah bagian dari berbagai pekerjaan yang sedang dalam pengerjaan dari keseluruhan pekerjaan yang berkesinambungan.

Ø  Time atau Waktu, menunjukkan perkiraan masa pengerjaan dari keseluruhan kegiatan sebagaimana diatur dalam PERT.

Ø  Critical Path atau indikator kritis, menunjukkan waktu kritis bagi pengerjaan kegiatan dalam rangka path yang dapat diterima.

E.      KELEBIHAN DAN KEKURANGAN PERENCANAAN

Dibalik berbagai tujuan dan manfaat dari planning, hal tersebut pasti juga menyimpan berbagai problematika yang mengiringinya. Sehingga dapat mempengaruhi keefektifan kerjanya. Dapat ditarik sebuah kesimpulan tentang kelebihan dan kekurangan dari planning itu sendiri, diantaranya :

a.       Kelebihan  perencanaan :

·         Sebagai alat ukur dalam orientasi skill dan kompetensi SDM

·         Dapat menyelesaikan masalah di masa mendatang secara cepat, efektif, dan efisien.

·         Sebagai visualisasi operasional perusahaan

·         Pembagian tanggung jawab dan tugas lebih tepat

·         Memudahkan dalam pemberian perintah bagi manajer, karena susunan organisasi dan garis perintah yang jelas.

·         Meminimalisir pekerjaan yang tidak pasti.

·         Menghemat waktu, usaha, dan dan

b.      Kekurangan perencanaan :

·         Asumsi pekerjaan yang terlalu berlebihan dalam kontribusinya di lapangan.

·         Pegawai cenderung menunda pekerjaan apabila planning yang dibuat lebih longgar dari kenyataannya.

·         Inovasi dan inisiatif sulit berkembang karena dibatasi planning

·         Karena sulit tercapai secara sempurna, maka dalam pelaksanaannya sering terjadi penyimpangan sehingga mengakibatkan perubahan hasil akhir. Yang walaupun tidak berarti, namun tetap dianggap sebagai tindakan yang tidak konsisten dalam penerapan planning.

F.      HUBUNGAN ANTARA PERENCANAAN DAN PENGAMBILAN KEPUTUSAN

Keputusan merupakan salah satu tugas dominan dari para manajer. Setiap keputusan yang diambil akan mempengaruhi  kinerja, terlebih keputusan yang bersifat kritis. Namun demikian, pengambilan keputusan untuk setiap problem tidak hanya didapat dari pemikiran yang logis. Tapi harus berorientasi pada planning yang telah ditetapkan sebelumnya. Agar hasil yang diinginkan  dapat terpenuhi secara optimal. Masalah yang dihadapi setiap manajer dalam pelaksanaan proyek, sedikit banyak pasti sudah dipertimbangkan sebelumnya dan disiapkan problem solvingnya yang dianggap dapat menyelesaikan masalah dengan cepat, efektif, dan efisien.

G.     PROBLEM SOLVING DAN PENGAMBILAN KEPUTUSAN

Penyelesaian masalah ( problem solving ) merupakan proses mengidentifikasi perbedaan antara kondisi aktual dan kondisi harapan. Yang selanjutnya mengambil tindakan untuk menyelesaikan permasalahan tersebut. Banyak perusahaan yang telah menggunakan pendekatan PDCA ( plan – do – check – action ) sebagai upaya memperbaiki kinerja secara berkesinambungan.

 

                                                      SIKLUS PDCA

Dalam siklus PDCA diawali oleh fase “plan”, yaitu membuat perencanaan terkait berbagai hal yang terkait berbagai hal yang akan dilakukan untuk mencapai target tertentu. Selanjutnya, rencana tersebut diimplementasikan pada fase “do”. Dalam pelaksanaannya, tidak menutup kemungkinan akan ditemuinya permasalahan. Pada saat inilah diperlukan penyelesaian permasalahan dengan cara mencari akar permasalahan lalu pengambilan tindakan korektif. Proses pengontrolan hasil dan proses identifikasi masalah terjadi pada fase “check”. Sedangkan tindakan korektif dilakukan pada fase “action”. Apabila proses PDCA ini dilakukan secara konsisten, permasalahan akan menjadi semakin berkurang  sehingga kinerja mengalami peningkatan.

H.    LINGKUNGAN DAN PENGARUHNYA TERHADAP PENGAMBILAN KEPUTUSAN

Lingkungan adalah salah satu faktor yang mempengaruhi seseorang ataupun sebuah organisasi dalanm pengambilan keputusan. Secara umum informasi yang terkait dengan lingkungan dapat dibedakan menjadi 3 berdasarkan keadaannya yaitu :

·         Pengambilan Keputusan di Saat keadaan yang pasti. Keadaan yang pasti (certainty) adalah keadaan di mana seseorang atau organisasi berhadapan dengan informasi yang lengkap mengenai suatu keadaan lingkungan yang dihadapinya, sehingga estimasi mengenai masa depan dapat dipastikan.

·          Pengambilan Keputusan di Saat keadaan yang tidak pasti. Keadaan yang tidak pasti (uncertainty) adalah keadaan di mana seseorang atau sebuah organisasi berhadapan dengan informasi yang tidak lengkap atau sebuah organisasi tersebut idak memilikii informasi mengenai masalah yang dihadapi. Sehingga problem solving yang dihasilkan pun terkesan ragu-ragu. Untuk menghindari hal tersebut, perusahaan harus bertindak cepat dan tegas dalam intervensi pendapatan informasi.

·         Pengambilan keputusan pada keadaan yang mengandung resiko. Keadaan yang mengandung risiko (risk condition) adalah keadaan di mana seseorang atau organisasi berhadapan dengan informasi yang dimiliki,namun relatif tidak lengkap jika di bandingkan dengan keadaan yang pasti, namun relatif memadi bila di bandingkan dengan keadaan yang tidak pasti.

I.       TAHAP – TAHAP PENGAMBILAN KEPUTUSAN

            Setelah memperoleh informasi yang memadai, selanjutnya dilakukan proses pengambilan keputusan. Dengan tahapan sebagai berikut :

a)     Investigasi Situasi

Identifikasi masalah adalah langkah pengambilan keputusan sebagimana telah dijelaskan sebelumnya  yang dapat membedakan apa yang benar-benar masalah atau gejala, dan apa sebab akibat masalah tersebut.  Kemuian melakukan diagnosa  penyebab masalah.  Setelah itu, pengambil keputusan menentukan secara pasti apa yang menjadi sebab dan akibat.

b)     Penentuan Alternatif Solusi

Indentifikasi berbagai alternatif keputusan ditujukan untuk membangun beberapa alternatif solusi untuk dipututskan guna diambil sebagai langkah solusi. Salah satu metodenya ialah brainstorming atau curah ide, dimana seluruh pihak yang dilibatkan dalam penentuan alternatif secara kreatif dan bebas menawarkan berbagai langkah solusi yang terkait dengan masalah.

c)      Penilaian Alternatif dan Penentuan Keputusan

Evaluasi dan penilaian alternatif yang ada ialah penilaian berbagai alternatif yang muncul kemudian di ambil satu atau lebih alternatif yang dianggap terbaik. Penetuan altrernatif terbaik ialah kepastian yang dipilih dapat memberikan dampak alternatif yang positif atau tidak.

d)     Implementasi dan Pengawasan

Rencana implementasi ialah proses pelaksanaan rencana yang telah di susun untuk sebuah proyek. Dan proses pengawasan dilakukan terhadap pelaksanaaannya di lapangan.

BAB V : DESAIN DAN STRUKTUR ORGANISASI

Pada prinsipnya, organisasi merupakan kumpulan dua orang atau lebih yang bekerja sama secara terstruktur untuk mencapai tujuan. Organisasi merupakan pola hubungan antarindividu di bawah arahan manajer unntuk mengejar tujuan bersama. Tujuan organisasi merpakan hasil keputusan yang disusun pada fase perencanaan. Dalam mengimplementasikan renccana, para high level managers perlu melakukan pengorganisasian.

A.     DEFINISI PENGORGANISASIAN

Pengorgannisasian merupakan proses pengaturan SDM dan sumber daya lainnnya untuk pencapaian tujuan yang telah ditetapkan. Menurut Schemerhorn (1996), pengorganisasian meliputi pembagian pekerjaan, penugasan, pengalokasian sumber daya, dan koordinasi pekerjaan. Sering kali pengorganisasian dikaitkan dengan struktur organisasi. Secara garis besar, dapat ditarik kesimpulan bahwa pengorganisasian meliputi beberapa fungsi, diantaranya :

·        Spesialisasi kerja, adanya pembagian kerja yang dibagi menjadi beberapa bagian.

·        Pembagian departemen, Berdasarkan fungsi, produk, letak geografis, proses, dan jenis costumer.

·        Ada rantai komando, Sehingga banyaknya karyawan yang dibawahi harus dibatasi agar efektif dan efisien.

·        Pemusatan problem solving.
Sentralisasi : pengambilan keputusan secara terpusat pada level atas perusahaan
Desentralisasi : pengambilan keputusan dari level bawah yang terkait langsung dengan aksi.

·        Formalisasi, ada standarisasi pada setiap organisasi sehingga perilaku karyawan mengikuti aturan dan prosedur yang telah ditentukan.

B.     MACAM - MACAM DESAIN DAN STRUKTUR ORGANISASI

Desain dan struktur organisasi merupakan pengelompokan dan pengorganisasian aktivitas organisasi. Menurut Schemerhorn (1996), struktur organisasi sistem tugas, hubungan pelaporan dan komunikasi yang dikaitkan secara bersama dalam pekerjaan individual maupun kelompok. Berikut adalah pembagian macam – macam desain dan struktur organnisasi,

a.      Struktur Organisasi Tradisional

Dalam merancang struktur untuk mendukung pencapaian sasaran organisasi secara efektif dan efisien, para manajer dapat memilih untuk mengikuti desain yang lebih tradisional. Desain tersebut meliputi :

       I.            Struktur Organisasi Sederhana

Kebanyakan organisasi berawal sebagai usaha wirausaha dengan struktur sederhana yang terdiri atas para pemilik dan para karyawan . Struktur sederhana adalah desain organisasi dengan departementalisasi rendah, rentang kendali yang luas, wewenang terpusat padad seseorang, dan formalisasi rendah. Struktur ini lebih banyak digunakan oleh pengusaha kecil di mana pemilik dan manajer adalah satu orang yang sama. Ketika organisas bertumbuh, umumnya akan mencapai titik dimana ia harus menambah karyawan. Ketika jumlah karyawan meningkat, struktur itu  cenderung menjadi lebih terspesialisasi dan formal. Aturan dan tata tertib diperkenalkan, pekerjaan menjadi terspesialisasi, departemen dicipta, tingkat manajemen ditambah, dan organisasi menjadi semakin birokratis.

Kelebihan struktur ini adalah alur kerjanya cepat, fleksibel, murah biaya pemeliharaannya, dan pertanggung jawabannya jelas. Sedangkan kelemahannya adalah struktur ini tidak memadai ketika organsasi berkembang, dan ketergantungan pada satu orang adalah beresiko.

    II.            Struktur Oganisasi Fungsional

Struktur kontempore fungsional adalah desain organisasi yang mengelompokkan spesialisasi pekerjaan yang serupa  atau terkait ke dalam satu kelompok. Itu adalah pendekatan fungsional terhadap departementalisasi yang diterapkan ke seluruh organisasi. Contohnya,  PT. UBS yang diorganisasi berdasar fungsi operasi, keuangan, SDM, serta riset dan pengembangan produk.

Kelebihan dari struktur oranisasi ini adalah dari segi efisiensinya, yaitu penghematan biaya dari spesialisasi dan karyawan dikelompokkan dengan yang lain yang mempunyai tugas serupa.  Sedangkan kekurangannya adalah kecenderungan mengejar tujuan fungsional sehingga dapat menyebabkan para manajer dapat kehilangan pandangan tentang apa yang terbaik dari keseluruhan organisasi, spesialis fungsional menjadi terkucil dan sedikit memahami tentang apa yang dilakukan unit lainnya.

SKEMA STRUKTUR ORGANISASI FUNGSIONAL

III.            Struktur Organisasi Divisional

Struktur divisional adalah struktur organisasi yang terdiri atas sejumlah unit atau divisi yang terpisah.  Dalam desain ini, tiap unit atau divisi mempunyai otonomi yang relatif terbatas, dengan manajer divisi yang bertanggung jawab atas kinerja dan mempunyai wewenang stratejik dan operasional atas unitnya.  Dalam struktur divisional, perusahaan induk biasanya bertindak sebagai pengawas luar untuk mengoordinasi dan mengendalikan berbagai divisi, dan sering memverikan layanan dukungan, seperti keuangan dan hukum. Contohnya yaitu : Wal-mart stores, inc divisinya meliputi wal-mart realty, international, dan speciality stores.

Kelebihan dari struktur ini adalah kualitas dari produk yang dihasilkan karena berfokus pada hasil para manajer divisi bertanggung jawab terhadap apa yang terjadi pada produk dan jasa mereka. Sedeangkan kelemahannya adalah  kegiatan dan sumber daya yang rangkap.

b.     Struktur Organisasi Kontemporer

                   I.            Struktur Berbasis Tim

Keseluruhan organisasi tersusun atas sejumlah kelompok kerja atau tim yang menjalankan pekerjaan organisasi tersebut. Dalam struktur berbasis tim pemberdayaan karyawan sangat menentukan keberhasilan karena disitu tidak ada garis wewenang manajerial yang kaku yang mengalir dari ataas ke bawah. Sebaiknya tim karywan bebas mendesain pekerjaan menurut cara yang mereka anggap paling baik, akan tetapi tim-tim itu harus bertanggung jawab atas segala kegiatan kerja dan hasil kinerja dalam bidang mereka masing-masing. Di organisasi besar struktur tim melengkapi apa yang lazimnya berupa struktur fungsional atau divisional. Itu membuat organisasi dapat mempunyai efisiensi birokrasi sekligus menciptakan fleksibilitas yang diberikan tim.

Kelebihan struktur ini adalah karyawan lebih dilibatkan dan mempunyai wewenang, sertan mengurangi hambatan di antara bidang- bidang fungsional. Sedangkan kelemahannya adalah tidak adanya rantai komando yang jelas.

                II.            Struktur Matriks dan Struktur Proyek

Struktur matriks adalah struktur organisasi yang menugaskan para spesialis dari departemen fungsional yang berbeda-beda untuk bekerja pada satu proyek atau lebih yang dipimpin oleh para manajer proyek. Desain matriks adalah bahwa struktur itu menciptakan rantai komando ganda. Dimana melanggar prinsip organisasi klasik tentang kesatuan komando. Para karyawan dalaam organisasi matriks tersebut mempunyai dua manajer, yaitu manajer departemen fungsional dan manajer proyek atau manajer produk mereka yang berbagi wewenang. Para manajer membuat otoritas atas para anggota fungsional yang menjadi bagian dari tim proyek manajer tersebut yang terkait dengan sasran proyek. Agar bisa bekerja secara efektif, manajer proyek dan manajer fungsional harus berkomunikasi secara teratur, mengoordinasikan permintaan kerja atas para karyawan, dan memecahkan konflik secara bersama. Meskipun struktur matriks berfungsi dengan baik dan terus menjadi pilihan desain struktur yang efektif bagi banyak organisasi -sejumlah organisasi menggunakan jenis struktur yang lebih canggih, yakni struktur proyek, di mana para karyawan senantiasa ditugaskan ke sejumlah proyek. 

Berbeda dengan struktur matriks, struktur proyek tidak mempunyai departemen formal tempat para karyawan kembali setelah proyek selesai. Sebagai gantinya para karyawan memboyong keterampilan khusus mereka, kemampuan mereka, dan pengalaman mereka ke proyek-proyek kerja yang lain. Struktur-struktur proyek cenderung menjadi desain organisasi yang sangat cair dan fleksibel. Tidak adda departementalisasi atau hierarki organisasi yang kaku yang menghambat pengambilan keputusan atau pengambilan tindakan. Dalam struktur seperti itu, para manajer berfungsi sebagai fasilitator, Pembina, dan pelatih, para manajer tersebut melayani tim-tim proyek dengan menghilangkan atau meminimalkan hambatan-hambatan organisasi dengan menjamin bahwa tim-tim proyek dengan menghilangkan atau meminimalkan hambatan-hambatan organisasi dengan menjamin bahwa tim-tim itu mmpunyai sumber daya yang mereka butuhkan untuk menyeleasaikan pekerjaan mereka secara efektiff dan efisien.

Kelebihan sturktur matriks dan proyek ini adalah desainnya  yang luwes dan lancar yang dapat menanggapi perubahan lingkungan, serta pengambilan keputusan yang lebih cepat. Sedangkan kelemahannya adalah kerumitan untuk menugaskan orang ke proyek, konflik tugas dan kepribadian antar karyawan.

             III.            Struktur Organisasi Tanpa Batas

Merupakan organisasi yang desainnya tidak didefenisikan oleh atau terbatas pada batas-batas horizontal, vertikal, atau eksternal yang dipaksakan oleh struktur yang telah ditentukan sebelumnya. Batasan-batasan internal- batasan horizontal yang didasarkan pada spesialisasi kerja dan departementalisasi  serta batasan vertikal yang memisahkan karyawan ke dalam tingkat organisasi  dan hierarki.  Kemudian ada batas-batas eksternal yang memisahkan organisasi tersebut dari pelanggan, pemasok, dan pemegang kepenting yang lain. Untuk menghapus batasan-batasan ini, manajer dapat menggunakan struktur organisasi virtual, jaringan, atau modular.

·         Organisasi virtual, adalah suatu organisasi yang terdiri dari sejumlah kecil karyawan yang bekerja penuh dan untuk sementara mempekerjakan para ahli dari luar untuk mengerjakan  suatu peluang  yang muncul.

·         Organisasi jaringan, merupakan suatu pusat organisasi kecil yang menyerahkan fungsi bisnis utamanya pada pihak luar.

·         Organisasi moduler,  merupakan organisasi produksi yang menggunakan pemasok dari luar untuk menyediakan komponen produk atau modul yang kemudian dirakit menjadi produk jadi.

Kelebihan struktur tanpa batas adalah sangat fleksible dan responsif dalam menanggapi tiap masalah, serta menarik bakat di mana pun struktur ini ditemukan. Sedang kekurangannya adalahkurangnya kendali, kesulitan komunikasi.

              IV.            Struktur Pembelajaran

Merupakan organisasi yang telah mengembangkan kemampuan untuk terus-menerus beradaptasi dan berubah. Dalam organisasi pembelajar, para karyawan mempraktikkan manajemen pengetahuan dengan terus-mkenerus menerima dan berbagi pengetahuan baru serta bersedia menerapkan pengetahuan tersebut dalam pengambilan keputusan  atau pelaksanaan pekerjaan mereka. Beberapa ahli teori desain organisasi bahkan melangkah sedemikian jauh sehingga mengatakan bahwa kemampuan organisasi untuk melakukan, mempelajari, dan menerapkan pengetahuan  tersebut sewaktu menjalankan pekerjaan organisasi itu  barangkali merupakan sumber keunggulan bersaing yang berkelanjutan.

 Kelebihan struktur ini adalah para karyawan secara terus menerus berbagi dan menerapkan pengetahuan, kemampuan untuk belajar dapat menjadi sumber keunggulan kompetitif yang berkelanjutan. Sedangkan kekurangannya adalah meminta para karyawan untuk berbagi apa yang mereka tahu dapat menjadi hal yang sulit, konflik kerja sama akan muncul.

c.        

BAB VI : Manajemen Informasi

6.1  Manajemen informasi dan ruang lingkupnya

Kegiatan perusahaan pada umumnya dipimpin oleh seorang direktur atau pimpinan perusahaan. Dialah yang bertugas untuk merencanakan dan mengambil keputusan yang bersifat strategis mengenai kegiatan perusahaan dalam jangka panjang. Dia harus memperhitungkan segala aspek-aspek internal dan eksternal perusahaan dalam mengelola sebuah perusahaan. Perhitungan tersebut mulai dari segala sumber daya internal yang dimilikinya, seperti modal perusahaan, sumber daya manusia yang menyangkut tenaga kerja perusahaan mulai dari level yang  paling tinggi hingga paling rendah, sumber daya perusahaan yang sifatnya tidak bergerak seperti bangunan, tanah, mesin-mesin yang dibutuhkan perusahaan untuk memproduksi barang, bahan-bahan mentah atau bahan baku yang akan diproduksi, bagaimana pengankutannya, bagaimana pergudangannya, kemudian juga perhitungan dan penyaluran gaji tenaga kerja bulanan, dll.  Disisi lain factor eksternal perusahaan, seperti inflasi yang terus berubah, suku bunga yang tidak menentu, perilaku konsumen yang berubah-ubah, hingga factor perusahaan pesaing juga menjadi aspek-aspek yang harus dipikirkan.

6.2 Konsep Dasar Manajemen Informasi

6.2.1       Perbedaan Data dan Informasi

Data	Informasi
-          Cenderung tidak spesifik, umum, dan belum tentu memiliki relasi yang signifikan terhadap perencanaan dan pengambilan sebuah keputusan.	-          Cenderung data spesifik yang telah diproses untuk kepentingan perusahaan atau organisasi saja.
-          Bisa digunakan untuk siapa saja (karena sifatnya yang umum)

Segala hal yang menyangkut aspek-aspek internal dan eksternal perusahaan tersebut jika kita simpulkan dapat terbagi menjadi dua, yaitu data dan informasi. Data merupakan fakta-fakta atau gambaran mentah/kasar yang memiliki kaitan atau relasi terhadap sebuah organisasi. Informasi merupakan data yang telah diproses untuk kegunaan perencanaan dan pengambilan keputan dalam sebuah organisasi. Yang membedakan data dan informasi yaitu  :

6.2.2     Syarat-syarat Informasi  :

Adapun informasi adalah data yang telah memenuhi persyaratan tertentu untuk dijadikan rujukan bagi perusahaan dalam menjalankan kegiatannya. Informasi dapat bermanfaat bagi perusahaan sekiranya memiliki syarat-syarat sebagai berikut :

1.      Relevan, ika sebuah data dikatakan sebagai informasi sekiranya memiliki relevansi terhadap apa yang hendak dilakukan oleh organisasi atau perusahaan.

2.      Akurat, secara ringkas informasi yang tidak akurat dapat menimbulkan kesalahan fatal dalam pengambilan keputusan manajemen.

3.      Lengkap atau komplit, informasi yang tidak lengkap bisa menyebabkan para manajer hanya memfokuskan pada salah satu aspek keputusan saja.

4.      Cepat secara periodik, informasi yang lambat bahkan lebih lambat dari kecepatan perubahan data-data yang terjadi di lapangan akan menyebabkan manajer mengambil keputusan yang sudah usang atau tidak relevan lagi dengan kondisi lingkungan perusahaan dan bisnis.

6.2.3     Pengertian manajemen informasi

Dari persyaratan informasi diatas, dapat dikatan bahwa informasi sangat menentukan keberhasilan kegiatan perusahaan. Informasi merupakan factor yang sangat dominan bagi pengambilan keputusan bisnis. Informasi yang akurat dan cepat akan mendukung keputusan yang tepat dan akurat pula. Sebaliknya informasi yang tidak akurat akan mengakibatkan keputusan yang diambil bisa jadi keliru. Disinal manajemen informasi perlu diperlukan. Pada dasarnya manajemen informasi adalah pengelolaan data dimana didalamnya mencangkup proses mencari, menyusun, mengklasifikasikan, serta menyajikan berbagai data yang terkait dengan kegiatan yang dilakukan perusahaan sehingga dapat dijadikan landasan dalam pengambilan keputusan oleh manajen.

 Dalam mengelola atau melakukan manajemen informasi, paling tidak terdapat beberapa factor yang perlu dipertimbangkan, diantaranya adalah :

1.      Sumber data yang relevan dan up to date. Sumber data harus senantiasa dicari dan di update sehingga tetap relevan dengan pengambilan keputusan oleh manajemen.

2.      Bagian yang bertugas mengolah dan memproses data. Karena banyaknya sumber dan jenis data yang diperlukan, diperlukan satu bagian khusus dari perusahaan yang bertugas untuk mengintergrasikan berbagai data yang diperlukan dalam pengambilan keputusan.

3.      Teknologi atau alat bantu proses pengolahan data menjadi informasi. Karena banyaknya informasi yang tersedia di masyarakat dari berbagai sumber, penggunaan alat bantu menjadi sebuah tuntutan untuk dilakukan oleh perusahaan sekiranya manajemen informasi yang dilakukan ingin akurat, cepat, dan tepat. Disinilah peran teknologi informasi diperlukan.

6.3  Manajemen Informasi Berbasis Teknologi Komputer

6.3.1               Definisi system informasi manajemen

Dengan segala gambaran bisnis global, aspek-aspek pokok perusahaan bisnis dan perkembangan informasi muncul pertanyaan mendasar, Bagaimana perusahaan melakukan proses pengolahan data dan informasi tadi sehingga secara cepat dan akurat dapat memberikan manfaat positif bagi perusahaan dalam melakukan perencanaan dan pengambilan keputusan manajemen secara cepat, akurat, efektif dan efisien.

Disinilah kemudian muncul konsep Sistem Informasi Manajemen. Secara definitif Sistem Informasi Manajemen  adalah sebuah system yang menyangkut metode dan upaya terorganisasi dalam melakukan fungsi pengumpulan data (baik data-data dari dalam dan luar perusahaan) serta dengan menggunakan computer data-data yang telah dikumpulkan tadi diproses untuk menghasilkan dan menyajikan informasi yang terkini, akurat, dan cepat bagi para pengambil keputusan manajemen.

6.3.2                    Fungsi Sistem Informasi Manajemen :

Berdasarkan definisi, system informasi manajemen mempunyai dua fungsi , yaitu :

1.      Pengumpulan data internal dan eksternal perusahaan secara sistemis yang secara periodik mengalami penyesuaian, seperti data-data pejualan secara periodic, biaya harga, jumlah, dll. Data-data eksternal seperti perilaku perusahaan pesaing, tren pasar, tren demografi, termasuk didalamnya adalah perilaku konsumen, hukum-hukum atau undang-undang yang diberlakukan dalam dunia bisnis, serta misalnya perubahan yang terjadi pada perusahaan penyuplai barang dan tranportasi.

2.      Pemrosesan data menjadi informasi yang bermanfaat bagi para pengambil keputusan manajemen. Data-data yang telah terkumpul kemudia diklasifikasikan, diolah, dan dianalisa atas dasar fungsi-fungsi tertentu sesuai dengan kepentingan perusahaan.

6.3.3               Komponen Sitem Informasi Manajemen :

Bagi perusahaan – perusaan besar, kepentingan system informasi manajemen rasanya sudah tidak dapat lagi diabaikan. System informasi manajemen di beberapa perusahaan besar setidaknya memiliki lima komponen system, yaitu :

1.     System pemrosesan data

Merupakan subsisten dari Sistem Informasi Manajemen (SIM) yang melakukan proses penyesuaian atau berbagai database yang terdapat dalam perusahaan dalam menyajikannya dalam bentuk informasi terkini sebagaimana yang dibutuhkan oleh manajemen perusahaan. System pemrosesan data ini dapat di update melalui dua cara , yaitu :

-   Pemrosesan secara batch, yaitu peng-updat-an pada satu waktu tertentu secara serentak.

-   Pemrosesan secara online, melakukan update data secara terus-menerus mengikuti proses pemasukan data yang terbaru.

2.     System pelaporan manajemen

System ini mengumpulkan data untuk kemudian diproses untuk menghasilkan informasi atau laporan yang diperlukan manajer dalam menentukan perencanaan dan mengambil keputusan. Beberapa jenis pelaoran manajemen yaitu, :

·         Laporan Detail, yang memuat informasi detail dari setiap transaksi yang dilakukan oleh perusahaan berdasarkan waktunya serta informasi detail lainnya.

·          Laporan Ringkas, yaitu laporan memuat beberapa informasi penting yang diperlukan, biasanya oleh manajemen pada level yang lebih tinggi.

·         Laporan Pengecualian, yaitu laporan yang menyampaikan beberapa penyimpangan atas standar tertentu yang telah ditetapkan oleh perusahaan.

·          Laporan Permintaan, laporan ini disajikan atas dasar permintaan saja.

3.     System pendukung dalam pengambilan keputusan

Adalah system yang secara terprogram mampu menjawab beberapa kasus dalam perusahaan yang menyangkut jawaban atas pertanyaan “bagaimana apabila”. System otomatis kantor merupakan system komunikasi berbasis teknologi computer yang digunakan di perkantoran diantara aplikasi ini adalah :

-        System pemrosesan kata untuk mengirimkan pesan-

pesan.

-       System surat elektronik, yaitu system untuk melakukan komunikasi secara langsung kepadan staf lain sekalipun berbeda ruangan atau tempat.

-       System penjadwalan departemen, yaitu system untuk melakukan penjadwalan pertemuan dan berbagai aktivitas lainnya dalam sebuah perusahaan.

-       Telepon Seluler, yaitu jasa penggunaan telepon yang dapat digunakan dan dihubungkan dimanapun seseorang berada.

-       System perantara, yaitu jasa pengiriman pesan ringkas melalui operator tertentu.

4.     System pintar

Adalah system computer yang memberikan informasi yang dibutuhkan oleh manajer dari seorang pakar atau konsultan. Dalam system ini dikenal istilah Artifical Intelegence, atau apa yang diberikan system computer dengan memasukkan berbagai masalah ke dalam perangkat lunak yang kemudian dimasukkan ke system computer.

BAB VII : Controlling (Pengawasan)

7.1   Mengapa fungsi pengawasan diperlukan ?

Sebuah organisasi menetapkan tujuan, menetapkan rencana, mengorganisasikannya, hingga melakukan berbagai tindakan yang akan memotivasi orang-orang agar dapat menjalankan apa yang telah direncanakan sehingga tujuan organisasi yang telah ditetapkan agar dicapai secara efektif dan efisien.

Dalam banyak kasus, perusahaan seringkali berhadapan dengan masalah dalam pencapaian tujuan dimana implementasi dari setiap rencana perusahaan tidak berjalan sebagaimana mestinya. Pekerjaan yang melewati batas waktu, pekerja yang melakukan mogok kerja sehingga pekerjaan terbengkalai, adanya kenaikan harga bahan baku produksi sehingga kegiatan produksi terhambar.

Sebagai kesimpulan, fungsi pengawasan diperlukan untuk memastikan apakah apa yang telah direncanakan dan diorganisasikan berjalan sebagaimana mestinya ataukah tidak. Jika tidak dengan semestinya, maka fungsi pengawasan juga melakukan proses untuk mengoreksi kegiatan yang sedang berjalan agar dapat tetap tercapai apa yang telah direncanakan.

7.2  Beberapa pengertian dari pengawasan

·         Menurut Schermehon, pengawasan sebagai proses dalam menetapkan ukuran kinerja dan pengambilan tindakan yang dapat mendukung pencapaian hasil yang di harapkan sesuai dengan kinerja yang telah ditetapkan tersebut.

·         Menurut Stoner, Freeman, dan Gilbert (2000) dimana menurut mereka Control adalah proses untuk memastikan bahwa segala aktivitas yang terlaksana sesuai dengan apa yang telah direncanakan.

7.3 Fungsi Pengawasan     :

1.      Upaya sistematis dalam menetapkan standar kinerja dan berbagai tujuan yang direncanakan

2.      Mendesain system informasi umpan balik

3.      Membandingkan antara kinerja yang dicapai dengan standar yang telah ditetapkan sebelumnya

4.      Menentukan apakah terdapat penyimpangan dan tingkat signifikansi dari memastikan bahwa seluruh sumber daya perusahaan dipergunakan secara efektif dan efisien dalam pencapaian tujuan perusahaan.

7.4 Tujuan Pengawasan :

Griffin (2000) menjelaskan bahwa terdapat empat tuuan dari fungsi pengawasan. Keempat tujuan tersebut adalah adaptasi lingkungan, meminimalkan kegagalan, meminimumkan biaya, dan mengantisipasi kompleksitas dari organisasi.

1. Adaptasi Lingkungan

Tujuan pertama dari fungsi pengawasan adalah agar perusahaan dapat terus beradaptasi dengan perubahan yang terjadi di lingkungan perusahaan, baik lingkungan yang bersifat internal maupun lingkungan eksternal. Contohnya, ketika teknologi informasi dan computer belum secanggih saat ini, kualifikasi minimum tenaga kerja di sebuah perusahaan barangkali hanya dibatasi pada kemampuan mengetik, atau kualifikasi pendidikan umum, seperti SMU dan lain-lain.

2. Meminimalkan kegagalan

Tujuan kedua dari fungsi pengawasan adalah untuk meminimumkan kegagalan. Ketika perusahaan melakukan kegiatan produksi misalnya, perusahaan berharap kegagalan seminimal mungkin. Ketika perusahaan memiliki target produksi sebanyak 10.000 unit, maka perusahaan berharap bahwa bagian produksi dapat menghasilkan produk sebanyak unit tersebut.

3. Meminumkan biaya

Ketika perusahaan mengalami kegagalan sebanyak 1000 unit, maka aka nada pemborosan biaya sebanyak 1000 unit yang tidak memberikan keuntungan bagi peruahaan. Oleh karena itu, fungsi pengawasan melalui penetapan standar tertentu dalam meminimumkan kegagalan dalam produksi misalnya, akan dapat meminimumkan biaya yang harus dikeluarkan oleh perusahaan.

4. Mengantisipasi kompleksitas dari organisasi

Tujuan terakhir dari fungsi pengawasan adalah agar perusahaan dapat mengantisipasi berbagai kegiatan organisasi yang kompleks. Akan tetapi, sekiranya organisasi atau perusahaan memproduksi katakanlah 10 jenis barang, 1000 orang pekerja (degan berbagai motif dan perilakunya), dan 5 departemen (dengan masing-masing departemen terdiri dari 3 subdepartemen dan terdapat satu departemen yang terdiri dari 30 cabang perusahaan di daerah lain), maka perkerjaan organisasi menjadi tidak sederhana, dan cenderung kompleks. Oleh karena itu, jelas fungsi pengawasan memiliki peran penting untuk menjamin bahwa kompleksitas tersebut dapat diantisipasi dengan baik.

7.5   Langkah-langkah dalam Proses Pengawasan      :

1.        Penetapan standar dan metode penilaian kinerja

Terdapat tiga alasan mengapa tujuan harus ditetapkan dengan jelas dan memuat standar pencapaian tujuan.

§       Bahwa sering kali tujuan terlalu bersifat umum sehingga sulit

untuk dinilai pada saat implementasi dilakukan.

§            Tujuan yang ditetapkan memuat standar yang lebih jelas

dinyatakan.

§            Kejelasan dan kelengkapan tujuan memudahkan manajemen

dalam melakukan komunikasi dalam organisasi termasuk juga menentukan metode yang akan digunakan dalam mengevaluasi standar yang telah ditetapkan.

2. Penilaian kinerja

Pada dasarnya penilaian kinerja adalah upaya untuk membandingkan kinerja yang dicapai dengan tujuan dan standar yang telah ditetapkan semula. Misalnya saja sebuah proses produksi dari sepasang sepatu. Setelah sepasang sepatu jadi, maka kita dapat melihat kualitas sepatu tersebut berdasarkan produk akhir atau produk jadinya. Namun demikian, kita juga dapat mengevaluasi bahwa sekiranya kualitas sepatu yang dinilai ternyata tidak sebagaimana semestinya, maka hal tersebut bisa saja terjadi pada saat pengerjaan, maupun sebelum pengerjaan sepatu tersebut dilakukan.

3. Membandingkan Kinerja dengan Standar

Setelah kita menetapkan ahwa yang akan kita nilai adalah tingkat penjualan setiap satu tahun sekali oleh manajer penjualan, maka pada tahap ini manajer penjualan akan melakukan perbandingan dari apa yang telah diperoleh di bagian penjualan dengan standar yang telah ditetapkan. Sebagai contoh, karena kita telah menetapkan standar yang akan kita capai adalah peningkatan penjualan sebesar 50 persen dari tahun sebelumnya, maka manajer penjualan kemudian melakukan pengecekan dari data penjualan tingkat penjualan yang telah dicapai pada tahun ini, dan kemudian juga data penjualan pada tahun yang lalu.

Secara garis besar, ada tiga kemungkinan hasil penilaian antara kinerja dengan standar yaitu :

§ Kinerja > Standar, dimana dalam kondisi ini organisasi mencapai kinerja yang terbaik karena berada di atas standar.

§ Kinerja = Standar, dimana dalam kondisi ini organisasi mencapai kinerja baik, namun pada tingkat yang paling minimum karena kinerjanya sama dengan standar.

§ Kinerja < Standar, dimana dalam kondisi ini organisasi mencapai kinerja yang buruk atau tidak sesuai dengan yang diharapkan karena berada dibawah standar.

4. Pengambilan tindakan koreksi jika terdapat masalah

Pengendalian ini perlu untuk dilakukan agar perusahaan dapat memastikan bahwa apa yang tengah dilakukan oleh perusahaan benar-benar diarahkan kepada pencapaian tujuan yang telah ditetapkan, dimana indicator pencapaian tujuan diantaranya adalah menyesuaikan capaian perusahaan agar sesuai dengan standar. Ketika perusahaan berusaha untuk mengantisipasi berbagai factor yang mungkin akan menghambat jalannya kegiatan perusahaan, seperti misalnya melakukan tindakan koreksi terhadap berbagai penyimpangan yang terjadi.

7.6  Gejala yang memerlukan pengawasan

Bagaimana caranya agar perusahaan dapat mengenali adanya masalah kegiatan organisasi sehingga memerlukan fungsi pengawasan yang lebih insentif ? bagaimana perusahaan mengenali bahwa terdapat kenyataan yang menunjukkan bahwa control perusahaan lemah? Salah satu jawabannya adalah dengan mengenali pasti gejala dari setiap yang dilakukan oleh perusahaan. Di antara beberapa gejala yang biasanya menunjukkan perlu adanya control atau pengawasan perusahaan sebagaimana diterangkan oleh Kreitner (1992) adalah sebagai berikut :

·         Terjadi penurunan pendapatan atau profit, namun tidak begitu jelas factor penyebabnya.

·         Penurunan kualitas pelayanan (teridentifikasi dari adanya keluhan pelanggan)

·         Ketidakpuasan pegawai (teridentifikasi dari adanya keluhan pegawai, produk-produktivitas kerja yang menurun, dan lain sebagainya)

·         Berkurangnya kas perusahaan

·         Banyaknya pegawai atau pekerja yang menganggur

·         Tidak terorganisasinya setiap pekerjaan yang baik

·         Biaya yang melebihi anggaran

·         Adanya penghamburan dan inefisiensi

Beberapa gejala diatas, dan juga berbagai gejala lainnya, dapat membantu perusahaan untuk mengenali bahwa terdapat masalah dalam kegiatan perusahaan yang memerlukan tindak lanjut guna dilakukan perbaikan.

7.7 Jenis – jenis Pengawasan       :

1.       Proses Kegiatan

a.                 Pengawasan awal

Dilakukan biasanya untuk memastikan apakah seluruh factor input produksi telah sesuai dengan standar ataukah tidak. Kualitas dan kuantitas bahan baku, kualifikasi tenaga kerja yang akan ditugaskan, kesiapan mesin, dan lain sebagainya adalah contoh pengawasan awal atau feedforward controlling.

b.                Pengawasan proses

Merupakan pengawasan yang dilakukan pada saat sebuah proses tengah berlangsung ketika seluruh factor input produksi telah sesuai dengan standar, maka pengawasan proses pada dasarnya dilakukan untuk memastikan bahwa seluruh pengerjaan organisasi dijalankan sesuai dengan rencana atau prosedur kerja yang telah ditetapkan, serta memastikan bahwa seluruh perangkat pendukung berjalan sebagaimana mestinya.

c.                 Pengawasan akhir

Merupakan pengawasan yang dilakukan pada saat akhir proses pengerjaan sesuatu, yaitu untuk memastikan bahwa hasil yang diperoleh pada saat pengerjaan sesuai dengan standar yang telah ditetapkan di awal dan proses yang telah di kerjakan. Contohnya, pengawasan yang dilakukan terhadap makanan yang telah dimasak sebelum disajikan (bagian dapur), pengawasan terhadap bagaimana kesan pelanggan terhadap pelayanan selama di restoran (dapat diketahui di antaranya melalui angket atau kepala restoran menanyai langsung saat sebelum pelanggan keluar restoran), dan lain sebagainya.

2.     Objek

a.                 Produksi

Secara garis besar, Griffin (2000) menggambarkan bahwa manajemen produksi adalah kegiatan yang menyangkut dari mulai bagaimana rencana produksi dirumuskan hingga produk akhir yang dihasilkan sampai ketangan konsumen. Kegiatan yang menyangkut rencana produksi pun tidak hanya bagaimana barang atau jasa dihasilkan dari sebuah system produksi tertentu, akan tetapi dari mulai penentuan lokasi kegiatan  perusahaan, desain lokasi perusahaan, penjadwalan kegiatan produksi dari mulai pembelian factor input hingga output produksi dihasilkan, bahkan hingga ke pengiriman barang ke lokasi-lokasi di mana pelanggan akan mendapatkan produk yang diinginkannya.

b.                Keuangan

Bagian keuangan merupakan salah satu bagian yang memegang peranan penting dalam kegiatan perusahaan. Secara sederhana kegiatan dibagian keuangan adalah kegiatan yang menyangkut penyedia sumber-sumber dana perusahaan dan kegiatan-kegiatan yang menyangkut alokasi dari dana-dana tersebut. Pengawasan atas sumber pendanaan ini sangat diperlukan karena setiap penggunaan dana mengandung konsekuensi kewajiban terhadap sumber dana.

Fungsi pengawasan dalam kegiatan keuangan :

ü Untuk memastikan apakah berbagai kewajiban keuangan telah dipenuhi.

ü  Untuk memastikan apakah alokasi pendanaan yang dilakukan mampu mencapai target yang telah ditentukan oleh perusahaan atau tidak.

Diantara jenis kinerja keuangan yang dievaluasi, diawasi, dan juga mungkin dikendalikan berdasarkan informasi yang disajikan dalam laporan keuangan sebagaimana dikemukakan Kreitner (1992) adalah mengenai     :

o    Penyimpangan anggaran (budget variance)

o    Pengawasan terhadap rasio keuangan (financial ratios)

o          Manajemen kas (cash management)

o          Pengawasan biaya (cost control)

c.       Manusia

Pengawasan dibagian SDM dilakukan untuk memastikan bahwa seluruh SDM yang dimiliki oleh perusahaan bekerja sesuai dengan tugas yang telah diberikan kepada mereka (job description), memastikan bahwa kompensasi serta manfaat (compensation and benefits) yang diberikan kepada SDM perusahaan sesuai dengan aturan yang berlaku dan memenuhi harapan mereka, serta memastikan bahwa SDM perusahaan memperoleh kesempatan untuk melakukan pengembangan diri mereka sehingga produktivitasnya dapat ditingkatkan.

 Ada 3 kunci pokok dalam memahami bagaimana SDM dapat diawasi dan dikendalikan:

§  Motivasi

§  Kepuasan

§  kepemimpinan

perusahaan perlu memahami, mengawasi motif-motif yang mendorong mengapa pegawai atau karyawan misalnya bekerja baik maupun sebaliknya. Perusahaan perlu juga memahami, mengawasi bagaimana kepuasan yang diharapkan para pegawai atau karyawan dapat tercapai sesuai dengan keadaan yang dihadapi perusahaan. Setelah perusahaan memahami factor motivasi dan kepuasan ini, perusahaan perlu mengambil tindakan pengendalian yang sesuai dengan pendekatan kepemimpinan yang sesuai dengan keadaan para pekerja. Di sinilah factor gaya kepemimpinan akan sangat memengaruhi.

d.       Informasi

Pengawasan dibagian informasi bertugas untuk memastikan apakah setiap informasi yang dibutuhkan oleh perusahaan setiap saat dapat tersedia ataukah tidak. Saat ini, untuk memastikan agar segala informasi yang diperlukan perusahaan senantiasa tersedia, telah banyak dipergunakan berbagai system informasi yang berbasis teknologi informasi dan computer dengan adanya system informasi ini, perusahaan dapat melakukan pengawasan atas berbagai aktivitas perusahaan dengan menggunakan kemudahan yang dapat diwujudkan melalui teknologi informasi dan computer.

Berbagai system informasi seperti Sistem Informasi Manajemen, hingga berbagai system informasi turunannya seperti Sistem Informasi Akuntansi, Sistem Informasi MSDS, Sistem Informasi Pemasaran, Sistem Keuangan Perusahaan, dan lain sebagianya, kini telah menjadi bagian dari kebutuhan perusahaan dalam menjamin bahwa berbagai kegiatan sekaligus informasi mengenai berbagai kegiatan tersebut dapat tersedia dengan mudah, cepat, dan akurat bagi perusahaan.

3. Subjek Pengawasan

a.       Internal

Adalah pengawasan yang dilakukan secara mandiri oleh setiap pekerja terhadap tugas yang dibebankan terhadapnya. Sebagai contoh, pekerja di bagian dapur (koki) secara sadar dan mandiri melakukan pengecekan masakannya apakah bahan-bahannya, proses memasaknya, hingga hasil masakannya sesuai dengan restoran ataukah tidak. Pekerja tersebut tidak perlu menunggu apakah kepala bagian dapur mengawasinya ataukah tidak.

b.      Eksternal

Adalah pengawasan yang dilakukan terhadap seseorang atau bagian oleh orang lain atau oleh bagian di luar bagian yang di awasi (biasanya bagian yang lebih tinggi). Misalnya saja kepala restoran mengawasi kepala bagian dapur, keuangan, dan pelayan atau kepala bagian dapur mengawasi staf bagian dapur.

7.8  Cara-cara pengawasan

1.         Peninjauan pribadi

2.         Laporan lisan

3.         Laporan tertulis

4.         Pengawasan untuk hal-hal khusus.